פתיחת תיבת המכרזים
פתיחת תיבת המכרזים איננה הליך טכני, של הסרת המנעולים מהתיבה. היא הליך מהותי ורגיש, שמטרתו לתת ביטוי לעקרונות השקיפות והשוויוניות במכרז. פתיחת התיבה תעשה ע”י וועדת המכרזים, תתועד בפרוטוקול, כאשר עיקרי הממצאים יוצגו וייבדקו במעמד הפתיחה. היעדר פרוטוקול, או פרוטוקול שנערך בצורה לקויה, תוך חריגה מהוראות הדין, עלול להוות פגם מהותי, עד כדי ביטולו של המכרז. ליווי וסיוע של עורך דין מכרזים יאפשר בדיקת מסמכי המכרז, במטרה להגדיל את סיכויי הזכיה. עבור לקוחותינו שהן רשויות מקומיות – הכנו “צ’ק ליסט” ופרוטוקול לדוגמה של פתיחת תיבת המכרזים. צרו קשר, כבר עכשיו.
פתיחת תיבת המכרזים
לאחר המועד האחרון להגשת ההצעות במכרז, תפתח וועדת המכרזים את תיבת המכרזים. זו הנקודה הראשונה בה הופכות ההצעות (והמציעים) לידועים. זו הנקודה בה יכולים בעלי אינטרס לנסות ולהשפיע על מספר המעטפות, לאיים על מציעים אחרים, לתקן את ההצעות וכו’. לאור זאת, הוסדרו ההוראות בדבר אופן פתיחת תיבת המכרזים, באופן מפורש בתקנה 19 לתקנות חובת המכרזים, בסעיפים 15-17 לתקנות העיריות (מכרזים), תשמ”ח-1987, בסעיפים 15-17 לתוספת הרביעית לצו המועצות המקומיות, תשי”א-1950, ובסעיפים 15-17 לתוספת השניה לצו המועצות המקומיות (מועצות אזוריות), תשי”ח-1958 (וכן בהוראות התכ”מ).
לשמירת ההצעות המוגשות למכרז בסודיות, ולהקפדה על אי-זיהוי ההצעות, חשיבות עליונה. זו הסיבה שלשמה נקבעו ההוראות בשונות בדבר סוג המעטפה, הכיתוב עליה וכו’. לאור זאת נפסק כי שליחת הצעות בפקס’, מנוגדת לתקנות חובת המכרזים, ולפיכך מדובר בפגם היורד לשורשו של עניין.
פגמים בפרוטוקול
ועדת המכרזים של הרשות, מחויבת לתעד ולנמק כל החלטה שלה, בתיק המכרז. תכליתה העיקרית של חובה זו הינה להגביר את שקיפות עבודת ועדת המכרזים, להרתיע מפני משוא פנים ומפגיעה בטוהר המידות. בנוסף לכך, תכליתה לאפשר הפעלה של ביקורת על עבודתה של ועדת המכרזים. בנסיבות בהן ועדת המכרזים הפרה את חובתה לרשום פרוטוקול מלא ואמין של דיוניה, לא תעמוד לה חזקת התקינות המנהלית, ומכאן שיוטל עליה לשכנע את בית המשפט כי פעלה כדין.
ב-עע”ם 6203/11 הסעות המוביל הארצי 2007 בע”מ נ’ עיריית רמלה, קבע בית המשפט את האפשרות לסטות מהוראות ניהול הפרוטוקול:
“לא המציעים ולא עורך המכרז יחליטו על דעת עצמם שהוראה מהוראות התקנות או המכרז אין בהן צורך. הוראות אלו נועדו לשמור על טוהר ההליך המכרזי, שקיפותו ושוויוניותו, ומכאן החשיבות שבהקפדה עליהן, בחינת פשיטא… פרוטוקול של ועדת מכרזים צריך להיות ברור כדי שלא יחייב פירושים ופלפולים…”
וראה עוד ע״א 6926/93 מספנות ישראל נ׳ חברת החשמל, פ״ד מח (3) 749,797; ה״פ (ת”א) 248/98 נדיר חברה להזנה ושירותים נ׳ משרד העבודה והרווחה; בג״צ 3751/03 יוסי אילן נ׳ עיריית תל-אביב-יפו; ע’ דקל, מכרזים, כרך ראשון (2004), 58.
מה משקף הפרוטוקול ?
כב’ השופט ברק בבג”ץ 990/92 מורדוב נ’ עיריית תל-אביב-יפו, פ”ד מז (1) 474, קבע: “...הפרוטוקול הוא כלי לשיקוף המציאות. השיקוף של המציאות יכול להיות מלא או מתומצת. הוא חייב להיות אמיתי. אם האמת היא מרה, חייב הפרוטוקול לשקף (באופן מלא או מתומצת) אמת מרה זו. אין להוציא מהפרוטוקול דברים שאינם ראויים להישמע. אין לתקן פרוטוקול בשל אי הנחת (המוצדקת או הבלתי מוצדקת) מתוכנם של הדברים שנאמרו. הפרוטוקול הוא ‘עיוור צבעים’. הוא צילום של מציאות. שינוי בפרוטוקול יכול להיעשות רק כדי להתאימו למציאות. אין לשנות את הפרוטוקול כדי שהלה לא ישקף את המציאות…”. רק פרוטוקול אמין יקיים את עקרון השקיפות, ויחזק את הביטחון כי הליכי הוועדה התנהלו כשורה.
עיקרי ההוראות לרישום פרוטוקול
- רישום חברי וועדת המכרזים, ורישום שמות כל יתר הנוכחים, במועד פתיחת תיבת המכרזים.
- בדיקה של האמדן שהופקד, הכרזה עליו וחתימה עליו.
- רישום המסמכים: הוצאת המעטפות במכרז מתיבת המכרזים; סימון כל מעטפה במספר סידורי, הכרזה ורישום בפרוטוקול של המספר הכולל של המעטפות.
- פתיחה של כל מעטפה, חתימה בראשי תיבות על כל גליון או חוברת בכל מעטפה, רישום שמות המשתתפים במכרז, סכום ההצעה של כל אחד ממסמכי המכרז, הכרזה עליהם וביצוע רישום בפרוטוקול.
- רישום מפורט, ברור, מלא ואמין, של הדיון בוועדת המכרזים.
- חתימה על הפרוטוקול, ב-2 עותקים, והפקדתו אצל עובד הרשות שמונה לכך.
“צ’ק ליסט” לפתיחת תיבת המכרזים
מנסיוננו בעריכת מכרזים, בייעוץ משפטי לרשויות מקומיות ובליווי וועדות מכרזים – רשויות רבות, וועדות מכרזים רבות, אינן מכירות את הוראות הדין בעניין רישום הפרוטוקול, או את הליך פתיחת תיבת המכרזים. לאור הסיכונים והמשמעויות הכבדות של ניהול שגוי של הפרוטוקול, מצאנו לנכון להציע נוסח אחיד לפרוטוקול פתיחת תיבת המכרזים, במתכונת של “צ’ק ליסט”. נוסח זה מאפשר ניהול נכון ומדויק של הפרוטוקול. הנוסח כולל את עיקרי ההוראות, מקום לרישום ההצעות, וכן אפשרות למעקב ולבקרה אחר הליכי בדיקת המכרז. לשימושכם, פרוטוקול פתיחת תיבת המכרזים.
משרד עו”ד וולר ושות’ הנו בעל ניסיון עשיר, מומחיות, מיומנות וראיה רב-תחומית בתחום המכרזים, מכרזי רשויות מקומיות, בליווי וועדות מכרזים של רשויות מקומיות ובבדיקת הצעות במכרזים. נשמח לעזור לכם בהתייעצות, חשיבה, היערכות למכרזים, הכנת מסמכי המכרז, בהגשת שאלות לעורכי המכרזים, בתשובות ובהשלמת מסמכים לוועדת המכרזים, בהשגות, בשימועים ובהופעה בפני וועדות המכרזים, בייצוג ובערעורים. צרו קשר, כבר עכשיו.
