עמידה בזמנים בהגשת הצעה במכרז

מאות, ואולי אלפי פעמים, אנחנו אומרים ללקוחותינו, להקפיד על עמידה בזמנים, בהגשת הצעות במכרזים. אנחנו מדגישים שיש להתייחס לפעולה של הגשת ההצעה במכרז בזמן, באותה הרצינות והקפדנות, של הכנת ההצעה. כדאי מאד לא לזרוק לפח את שעות העבודה ואת ההוצאות הכספיות הכבדות של הכנת ההצעה, רק בגלל שליח או עובד, שלא איתר בזמן את תיבת ההצעה. גישת בתי המשפט, באופן כמעט עקבי, קובעת כי הצעה שהוגשה באיחור, ולו קל – לא תדון ולא תשתתף במכרז. די בכך שההצעה הוגשה לאחר המועד, אף אם דקות ספורות לאחר המועד, בכדי שזו לא תיבחן.  קראו כאן סקירת פסיקה.

הצעה שאינה נמצאת בתיבת המכרזים

תקנה 20(ב) לתקנות חובת מכרזים קובעת כי: “ועדת המכרזים לא תדון בהצעות אשר לא נמצאו בתיבת המכרז במועד האחרון להגשת הצעות“. כלל ברור זה נועד למנוע את הפגיעה בשוויון הגלומה במתן אישור להצעה המוגשת לאחר המועד האחרון שנקבע במסמכי המכרז כמו גם ליתן מענה לחשש מפני ניצול לרעה של האפשרות להגיש הצעות באיחור. לשון התקנה אינה מניחה מקום לשיקול דעת. המבחן הוא טכני ופשוט על פניו. בשעה שנקבעה לסיום, היא המועד האחרון, בדיוק בשעה זו, “ננעל” פתחה של תיבת המכרז. מה שנמצא בתוך התיבה באותו מועד יידון; מה שלא נמצא לא יידון.

פסק הדין המנחה, היה עע”מ 2696/06 מדינת ישראל נ’ ראמי ג’מיל חרכוש. במסגרתו, קבע בית המשפט העליון כי הצעה שהוגשה באיחור, לא תידון. שמירה על ההגינות והשמירה על עיקרון השוויון. מתן פתח להקלות במועד הגשת ההצעה, שלא בשל נסיבות חריגות ביותר, דוגמת כח עליון או טעות של וועדת המכרזים (המצריכות עיון כלשעצמן), עלולה להוות “מדרון חלקלק”, שאחריתו אינו ידוע.  בפסק דין זה, ובפסקי דין אחרים שנדונו אח”כ, מנו מספר סיבות נוספות לצורך בשמירה על עיקרון זה. לדוגמה, הצורך במניעת תחבולה מצד מציעים (דוגמת – הדלפת הצעת המחיר למציע אחר, סימון מעטפת המכרז). בפסק דין זה, נשללה עמדת המלומד ע’ דקל, אשר סבר שבאיחור של מספר דקות, קיים שיקול דעת לוועדת המכרזים לקבל את ההצעה. בהתייחס לאותה עמדה, ציין בית המשפט: “באים אנו כיום הזה ואומרים: אין מקום להכשיר כל איחור (למעט בנסיבות חריגות ביותר…). בית המשפט ציין, כי גם אם השופט חש שהעובדה שמדובר בדקות ספורות, מצדיקה פתרון נקודתי גמיש, צריכה להיות גישה ובה הנחיה ברורה ללא מרווח פרשני ובאופן שלא ישתמע לשני פנים כלפי ועדות המכרזים, כי אין לקבל הצעות המוגשות באיחור. 

איחור בשל כוח עליון 

לעיתים, טוענים מציעים כי העיכוב נבע כתוצאה מ”כוח עליון”. משמע, אירוע חריג, שלא ניתן היה לצפותו. עניין הכוח העליון הושאר בגדר “צריך עיון”, ב-עע”מ 2696/06 מדינת ישראל נ’ חרכוש. עניין “כוח עליון”, שמנע הגשה במועד, נטען ב-עע”מ 8172/20 בולוס סאבא ו-75 אח’ נ’ מדינת ישראל – רשות מקרקעי ישראל‏. לטענת המערערים, הכרזת “מצב החירום” עקב מגפת הקורונה, מהווה נסיבה המצדיקה חריגה מהכלל הנוקשה, שכן הוא עיכב את קבלת האישורים הנדרשים ועיכב את הכניסה למשרדים בהם הונחו המעטפות. בית המשפט העליון דחה טענה זו: לא די לטעון כי חל במדינה מצב חירום בשל משבר הקורונה על מנת להיכנס לגדר החריגים הנדירים שנקבעו בפסיקה לשם קבלת הצעה שהוגשה באיחור.

איחור בהגשה לתיבת מכרזים דיגיטלית

קיימים כיום מכרזים דיגיטליים, המאפשרים לבצע הגשה באופן מקוון (הצעה אלקטרונית), לתיבת מכרזים דיגיטלית. מערכת זו נועדה לפשט את הליך הגשת הצעות למכרזים, תוך הסרת חסמים, עידוד תחרות, מתן שוויון הזדמנויות לספקים, וכן קבלת אישור אוטומטי, על הגשת ההצעה. על פניו, מערכת זו מייתרת את העיסוק ב”תיבת מכרזים” פיזית, ואת הדיונים המשפטיים סביב המועדים.

לאחרונה, דן ביהמ”ש במקרה בו איחרה מציעה להגיש את הצעתה, לתיבת המכרזים הדיגיטלית, והגישה את ההצעה לתיבת דוא”ל אחרת. אין מחלוקת כי הצעת העותרת במכרז, לא הוגשה לתיבת המכרזים הדיגיטלית בשל קושי טכני. היא הוגשה, במקום, לדוא”ל של עורך המכרז. עוד אין חולק כי גם באותו דוא”ל לא התקבלה ההצעה עד המועד האחרון להגשת הצעות במכרז, אלא מעט אח”כ. ועדת המכרזים דחתה את בקשת העותרת לקבל את הצעתה חרף האיחור, ופסלה את ההצעה. העותרת סבורה שבהחלטה זו נפלה אי סבירות המצדיקה את התערבות בית המשפט (עתמ (י-ם) 16033-11-22‏ ‏ א.מ.ן מחשבים בע”מ נ’ מדינת ישראל -משרד האוצר- אגף החשב הכללי – מינהל הרכש הממשלתי). העותרת עתרה לבית המשפט המחוזי, וביקשה כי ועדת המכרזים תדון בהצעה.

בית המשפט דחה את העתירה. לגישת בית המשפט, עת מדובר בהגשה דיגיטלית עשויות עם הזמן להתגלות מגבלות כאלה ואחרות, כפי שהתגלתה במקרה זה. בדיוק מהטעם הזה – נקבעו הוראות ברורות הבאות להגן על עורך המכרז מפני כל תקלה טכנית (דוגמת פניה לעורך המכרז, והגשה לתיבת דוא”ל אחרת). אין להבחין בהקשר זה בין תקלה טכנית אשר אינה בידיעת עורך המכרז, לבין תקלה טכנית אחרת. ממילא המגבלה שעלתה לפורמט ההגשה – אינה יכולה להוות הצדקה לקבלת ההצעה לאחר המועד. כך נקבע באופן מפורש, בהוראות ברורות במכרז. סופם של הדברים הוא אפוא, כי העתירה נדחית והחלטת המשיבה תעמוד על כנה.

המלצות חיוניות:

ללקוחותינו הניגשים למכרזים:

• הנחת ההצעה בתיבת המכרזים, מהווה חלק מהותי, מתמשך ובלתי נפרד, מעצם ההכנה של מסמכי המכרז. עמידה בזמנים היא קריטית במכרז. אנחנו ממליצים ללקוחותינו למנות עובד או מנהל בכיר מטעמו, שיהיה אחראי להנחת ההצעה, ולא להעביר אותה בידי שליח.
• עוד אנחנו ממליצים, לתכנן מראש, ולהקדים את מועד הנחת ההצעה בתיבת המכרזים, בשעתיים עד שלוש שעות לפני המועד האחרון: ניסיון החיים ו”חוק מרפי” מראים כי תמיד יהיו פקקי תנועה, תאונת דרכים, לא תהיה חניה קרובה לבניין, לבניין יהיו מספר כניסות או פתחים, השומר בכניסה וסידורי האבטחה יהיו הנוקשים ביותר בדיוק באותה השעה (או שבדיוק יהיה חפץ חשוד), השליח יופנה לאגף הלא נכון, ותמיד תיבת המכרזים (או תיבות המכרזים) תהיה הרחוקה ביותר, ומסומנת ברשלנות.
• עוד אנחנו ממליצים להצטייד במספר הטלפון של הנציג האחראי במכרז, לכל בירור. בנוסף, אנחנו ממליצים כי מניח המעטפה בתיבת המכרזים, אף יצלם את עצמו ואת מעטפת ההצעה, ממש בעת שהוא משלשל אותה אל תוך תיבת המכרזים.

ללקוחותינו שהם משרדי ממשלה, רשויות מקומיות, ותאגידים עירוניים:

• ראשית, יש לוודא כי תיבת המכרזים, מוצבת במקום המיועד לה, נעולה, מסומנת ומשולטת בבירור בכיתוב בעברית “תיבת המכרזים” (ואף בשפה האנגלית והערבית). עוד מומלץ לוודא כי פרטי הנציג האחראי על המכרז, מעודכנים ומופיעים במסמכי המכרז, ואותו גורם נגיש וזמין, ביום האחרון להגשה (ולא נמצא ביום חופש, חופשת מחלה וכו’).
• לעיתים נדרשת החתמת המעטפה ע”י נציג הרשות טרם הכנסת המעטפה לתיבת המכרזים. זאת, כהוכחה להגשת ההצעה טרם המועד האחרון. על הרשות לוודא כי הנציג החותם זמין, נמצא במקום המיועד לו, מצויד בחותמת המתאימה, בקיא ומתודרך בהנחיות. בנוסף, אנו ממליצים לסמן בבירור הן את מיקום תיבת המכרזים והן את תיבת המכרזים עצמה, למניעת כל אי הבנה וכל שגגה של מצד הרשות.

שירותי עורך דין מכרזים

מנסיוננו, כעורכי מכרזים עבור גופים ציבוריים, כחברים בוועדות מכרזים, וכיועצים משפטיים לחברות עסקיות המתמודדות במכרזים, הדרך הנכונה ביותר להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז (ולהגן על הזכיה), היא להסתייע, כבר מההתחלה, בשירותי עורך דין בתחום דיני המכרזים.

משרד עורכי דין וולר ושות’ מעניק את השירותים הנחוצים והנדרשים, לצורך הגשת המענה למכרז, ולצורך הגדלת סיכויי הזכיה: בדיקת מסמכי המכרז, בדיקת תנאי הסף (והשגה עליהם, במידת הצורך), ניסוח שאלות הבהרה, איסוף המסמכים הנדרשים, בדיקת הערבות הבנקאית, בדיקת ההצעה במכרז, אימות חתימה על מסמכים. בנוסף, משרדנו מסייע לערער או להגן על תוצאות זכיה של מתמודדים, באמצעות בדיקת מעטפות ההצעות שהוגשו במכרז ואיתור ליקויים ופגמים אצל המתחרים, דרישה או עתירה לביטול זכיה, וייצוג בשימועים. צרו קשר עכשיו, ונשמח לסייע.