איך מכינים הצעה למכרז?
בכל שנה, רשויות המדינה מבצעות התקשרויות, בתחומים הדרושים להם, בהיקפים הנאמדים במיליארדי ₪. במרבית המקרים, ההתקשרויות נעשות בדרך של פרסום מכרז, משמע פניה פומבית, יזומה, של הגוף, אל כלל העסקים והארגונים, לשם מתן שירותים לאותו הגוף, בתנאים הטובים ביותר. יש לשים לב כי מדובר בתנאים הטובים והמשתלמים ביותר – אך לא תמיד הזולים ביותר עבור אותו הגוף. התקשרות עם גוף ציבורי, מהווה הזדמנות עסקית, הרחבה וגיוון של בסיס הלקוחות, ועוגן להכנסה בטוחה וקבועה מהגוף הציבורי. פעמים רבות, עצם ההתקשרות עם הגוף הציבורי מהווה מעין “תעודת מצויינות” והכרה ביכולותיו ואיתנותו של הגוף העסקי. לפיכך, עסק המעוניין להתקשר עם גוף ציבורי במכרז, צריך להכיר את ההליך המכרזי, את הכללים המנחים, את זכויותיו בהליך, ולהיערך לכך בצורה המיטבית.
פעמים רבות אנו נתקלים במציעים, הניגשים למכרז ללא ניסיון וללא ידע, ולאחר ששילמו את דמי ההשתתפות ולעיתים את הערבות, מוצאים את עצמם נפסלים רק בשל טעויות טכניות או טעויות פרוצדוראליות, ורואים כיצד מציעים אחרים, הבקיאים בדיני המכרזים ובאופן הגשת ההצעות, זוכים. מנסיוננו, כעורכי מכרזים עבור גופים ציבוריים, כחברים בוועדות מכרזים, וכיועצים משפטיים לחברות עסקיות המתמודדות במכרזים, הדרך הנכונה ביותר להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז (ולהגן על הזכיה), היא להסתייע, כבר מההתחלה, בשירותי עו”ד המתמחה בתחום דיני המכרזים. עד אז, הכנו עבורכם צ’ק ליסט קצר – איך מכינים הצעה למכרז?
איתור מכרזים
מדי יום, מתפרסמים עשרות מכרזים. מכרזים ממשלתיים, מכרזי עיריות, משרד הביטחון, חברת החשמל, מכרזי משטרה, מכרזי רשות מקרקעי ישראל, ועוד. המכרזים מפורסמים בעיתונות הכתובה, באתרי האינטרנט של הגופים עצמם, בפרסומי החברה למשק וכלכלה, ועוד. רישום לאתרים אלה, מאפשר לקבל את רשימת המכרזים, עדכונים וחדשות על מכרזים, ולעיתים גם תוצאות. מומלץ לעיין גם בפוסט קודם שכתבנו בנושא.
קריאה והבנה של הדרישות במכרז
- קראו בעיון רב את מסמכי המכרז ואת הסכם ההתקשרות. נסו להבין לעומק, מה מבקש לקבל, עורך המכרז, בהתקשרות זו, וכיצד תוכלו לשפר את סיכוייכם במכרז. לא תאמינו כמה הצעות במכרז נפסלות רק משום שהמציעים לא פעלו לפי ההוראות במכרז.
- אל תדלגו על הנספחים. פעמים רבות יימצא בנספחים מידע חיוני, סתירה להוראות מסמכים אחרים, או יתרונות שניתן לנצל לטובתכם. קראו כל מילה!
- התמקדו בתנאי הסף הנדרשים למכרז: תנאי סף גלויים (ונסתרים).
- נסו לאתר את הנתונים הנדרשים לכם: מידע תכנוני, מידע עסקי, מידע טכני או הנדסי, מידע כלכלי, מידע מהתקשרויות קודמות או נוכחיות של הגוף המפרסם, מידע על מוסר התשלומים של הגוף המפרסם, פסקי דין ועוד.
- התייעצו עם אנשי המקצוע הנדרשים.
- בדקו מראש עם יועץ או סוכן הביטוח, האם ניתן להפיק את הביטוחים הנדרשים לצורך ההשתתפות במכרז.
- הדפיסו את המסמכים, סמנו והדגישו את דרישות הסף ואת התנאים המקצועיים והמנהליים, את דרך ההוכחה והאסמכתאות הנדרשות, את המידע הדרוש ואת המועדים השונים, עבור כל שלב בהליך המכרזי ובהתקשרות.
- התעוררו שאלות? מצאתם סתירות או פגמים במסמכי המכרז? גיליתם תנאי סף גבוהים מהנדרש, או שאינם רלוונטיים למכרז? אתם חושדים שמדובר במכרז תפור? פנו לעורך המכרז בדחיפות, בכתב, ובקשו לשנות את תנאי הסף במכרז. זהו הליך של שאלות הבהרה.
יכולת עמידה בתנאי המכרז ובהתקשרות:
עם איתור מכרז, יש צורך בקבלת החלטה בשאלה – האם ניגשים למכרז, או שמוותרים על ההזדמנות. מבחינת המציע, זוהי החלטה מהותית, נוכח לוחות הזמנים של הליכי המכרז. טרם ההחלטה לגשת למכרז, אנו ממליצים ללקוחותינו לבדוק את עצמם. בין השאלות הנדרשות האם ביכולתכם לעמוד בתנאי המכרז? האם ההתקשרות המבוקשת רצויה לכם, עסקית, כלכלית או אסטרטגית? מה היתרונות היחסיים והחסרונות של העסק? מה יתרונות המתחרים? האם ביכולתכם לספק את השירותים הנדרשים, באופן מעולה, לאורך תקופת ההתקשרות? קיים צורך בשיתופי פעולה עם בעלי מקצוע נוספים? מה ההכנסה, מה הרווח הצפוי, והאם התמחור סביר? אילו קשיים עלולים להיווצר במהלך תקופת ההתקשרות?
ניתוח SWOT לקראת הגשת הצעה במכרז
מודל SWOT (ראשי תיבות Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats ) הינו כלי המיועד לניתוח האסטרטגיה הארגונית, ולשקלול הגורמים המקיפים אותו. ניתוח לפי מודל SWOT מאפשר למתמודד פוטנציאלי במכרז, לתכנן ולגבש את האסטרטגיה בהתמודדות המכרזית. על מנת לתכנן ביעילות את ההגשה במכרז, את ההתמודדות ואת האפשרות לתת שירותים לעורך המכרז, יש צורך להפוך את החולשות לנקודות של עוצמה, ואת האיומים – להזדמנויות.
מדדי בחינת ההצעה:
- האם הבחירה כוללת מדדי איכות, או מבוססת על הצעת המחיר בלבד?
- במקרה בו הבחירה מבוססת על מדדי איכות – כיצד תוכלו להגדיל את הציון ברכיב האיכות?
- מומלץ לערוך סימולציות – כיצד ניתן יהיה להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז, בכל תמחור מוצע?
- כיצד ניתן יהיה לתת מענה, להצעות חריגות של המתחרים?
יש לבדוק ולבחון את המדדים השונים, את אופן קביעתם במסמכי המכרז, ואת המשקל של כל אחד מהם. בהתאם למדדים אלה, והיתרון היחסי של המציע, ניתן יהיה לערוך את ההצעה.
השתתפות במפגש מציעים:
ככלל, “טוב מראה עיניים”: הסיור מחדד את דרישות המכרז, את הסיכונים ואת ההזדמנויות. בנוסף, הסיור מאפשר איסוף מודיעין עסקי, משמע חשיפה למתחרים המתמודדים במכרז (מבלי לתאם הצעות במכרז!). אם נקבע בהליך המכרזי כי ייערך מפגש מציעים (לעיתים מכונה גם “סיור מציעים“), יש לוודא האם ההשתתפות בו הנה חובה. ככל שהמפגש הוא חובה, יש לוודא כי נוכחות הנציג נרשמה ותועדה על ידי עורך המכרז. מומלץ להעלות במפגש זה כל שאלה או השגה.
שאלות הבהרה:
כל מכרז כולל הוראות פורמליות, שעל פיהם רשאים מציעים פוטנציאליים לפנות לעורך המכרז, לשאול שאלות הבהרה, להגיש השגה על תנאי המכרז או על דרישה המצוינת במכרז, לבקש שינוי של תנאי או של דרישה במכרז, במסגרת פרק הזמן הקבוע במסמכי המכרז. הליך זה מכונה לרוב “שאלות הבהרה במכרז“. בהליך זה, ניתן לקבל הבהרות באשר למסמכי המכרז, להסכם ההתקשרות, לנספחים, להצביע על טעויות או להסיר אי-בהירות. מציעים מנוסים מנצלים את שאלות ההבהרה, על מנת לנסות לשנות תנאי סף, תנאים כספיים, דרישות ביטוח וכיוצ”ב, טרם הגשת ההצעות. להרחבה, מוזמנים לעיין בפוסט בנושא.
התשובות לשאלות ההבהרה, מתפרסמות בקובץ נוסף באתר האינטרנט של עורך המכרז. ההבהרות, על פי רוב, מכילות הודעות ועדכונים חשובים בקשר למכרז. התשובות לשאלות ההבהרה, מחליפות את הוראות המכרז, ומהוות חלק בלתי נפרד ממסמכי המכרז. לכן, יש לעקוב בכל עת אם נוספו קבצי הבהרות.
איסוף כל המסמכים הנדרשים:
יש להקפיד הקפדה יתרה על צירוף כל המסמכים שעורך המכרז ביקש. עורכי המכרזים ובודקי ההצעות, מקפידים על אופן הגשת ההצעות, ועל עמידת המציעים בכל תנאי המכרז. סטיה או השמטה במסמכים שנדרשו, עלולים אף להביא לפסילת ההצעה כולה, על הסף. מענה מדויק על דרישות עורך המכרז, והצעה שנערכה והוגשה באופן ברור נהיר ונעים לעין, מעידים רבות על איכות המציע ויכולתו לספק את השירותים הנדרשים. לרוב, הצעה מעין זו נוחה לעיונו של בודק המכרז, ועשויה לשפר את סיכויי המציע. הקדישו תשומת לב ל”פרטים הקטנים” !
- בחנו את סוג המסמך הנדרש (מסמכי “מקור,” “נאמן למקור” או “העתק”, מסמכים על גבי נייר הלוגו של רו”ח), ועוד.
- הקפידו על חתימות במקומות הנדרשים, אימותי חתימות (ככל שנדרשים).
- הקפידו כי הרשיונות, ההיתרים, התעודות והמסמכים הנדרשים במסמך, יהיו בתוקף במועד האחרון להגשת ההצעות.
- צרפו דף פרופיל המציע, בו ספרו על העסק, על ניסיונכם ועל התאמתכם המושלמת למתן השירותים.
- במענה, עשו שימוש במונחים המקצועיים ובטרמינולוגיה, בהם עשה עורך המכרז שימוש.
- בידכם ניסיון רחב מהנדרש מתנאי הסף? הציגו והבליטו אותו במסמכי המכרז.
- צרפו המלצות מלקוחות, תעודות השכלה, ניסיון, דוגמאות עבודה, אישורים, רישיונות, אישור רכישת מסמכי המכרז, פרוטוקול מפגש מציעים, ביטוחים, ערבות מכרז, מענה לשאלות הבהרה במכרז, הסכם ההתקשרות, וכל יתר המסמכים הנדרשים על ידי עורך המכרז.
- ביטוחים: העבירו את טפסי הביטוח הנדרשים אל סוכן הביטוח, לעיונו ואישורו למול המבטח. קבלו את ההסכמה והאישור של המבטח, לפני המועד האחרון להגשת שאלות.
- אל תתעצלו: כאשר נדרש מילוי טפסים וטבלאות במסמכי המכרז עצמם, אל תפנו את בודק המכרז, לנספחים שצרפתם. מלאו בכתב יד ברור את הנדרש, בטבלאות עצמן.
(במקרים רבים, עורך המכרז מפרסם טבלה של המסמכים הנדרשים להגשה – יש לסמן ולוודא ✓ כי כל המסמכים צורפו. במקרה שלא הוכנה טבלה, מומלץ לערוך רשימת מסמכים מסודרת להגשה, מתוך הוראות המכרז).
ערבות מכרז:
אין לערוך כל שינוי בנוסח ערבות המכרז שנדרשה. על הנוסח להיות זהה לחלוטין, לנוסח המפורסם. יש להקפיד על התאריכים, על שם המשתתף ופרטיו המלאים, הסכומים הנדרשים, ופרטי ההצמדה למדד. הקפידו כי גם הבנק, המוציא את ערבות המכרז, לא ערך בה כל שינוי. פסיקות בתי המשפט מחמירות מאד ביחס לנוסח הערבות, ולרוב נקבע כי כל שינוי ביחס לנוסח שנדרש (ואף ערבות מיטיבה עם הגוף המפרסם), עלול לפסול על הסף את ההצעה. התעוררה שאלה – יש לפנות לעורך המכרז, בכתב. הקפידו לצרף את ערבות המכרז המקורית למעטפת ההצעה (ושמרו בידכם את ההעתק). אל תתבלבלו בין סוגי הערבויות!
חשוב: אם החלטתם לערער על החלטתה של וועדת המכרזים, מכל עילה שהיא, טרם הכרזה על זוכה או לאחריה, אל תמשכו ואל תקבלו לידיכם את ערבות המכרז. משתתף שעשה כך, מגלה בכך דעתו כי הוא רואה עצמו כמי שיצא מן המשחק, ולא יוכל לערער על תוצאות המכרז.
רישום מלא ומדויק
על ההצעה שלכם להיות קריאה, ברורה, וחד-משמעית. ללא מחיקות או תיקונים, חתומה ומאומתת כנדרש. ללא סתירות בין האחוזים או הסכומים (בספרות), לבין המילים. מומלץ לרשום את ההצעה ואת המענה בעט בצבע כחול, כדי שעורך המכרז יוכל להבחין בכך, בין כל המלל. רישום לא מדויק, סתירות, תמחור לא עקבי/ לא ריאלי של המחירים – מחשידות את ההצעה כ”תסכיסנית”, ועלולות להוביל לפסילתה, ממספר טעמים.
הכנת חוברת ההצעה להגשה
הכינו את מעטפת המסמכים הנדרשים להגשה: הדפיסו את המסמכים הנדרשים, קבלו את המסמכים הנדרשים מהיועצים שלכם (סוכן הביטוח, רו”ח, עו”ד). עימדו ותייגו את המסמכים, הכניסו את ערבות המכרז המקורית, את הקבלה על רכישת המכרז, בדקו כיצד יש להגיש אותם (מספר המעטפות, מספר העותקים וכו’). יש מציעים המעדיפים לכרוך את ההצעה – אולם מניסיוננו, זה רק גורם לבודקי המכרז טרחה מרובה. לא לשכוח לסרוק ולשמור את העותק הסופי שבידיכם, טרם ההגשה.
עקבו אחרי הפרסומים השונים
לעיתים קרובות, עורך המכרז מפרסם עדכונים, שינויים בתנאי הסף, שינויים בלוחות הזמנים, ביטול או השהיית ההליך המכרזי, מענה לשאלות הבהרה, ועוד. עקבו כל הזמן אחרי הפרסום באתר האינטרנט, בעיתונות היומית, באמצעות החברה למשק וכלכלה של השלטון המקומי, או באמצעות הדוא”ל.
רכשו את מסמכי המכרז (אם נדרש)
חלק מהגופים דורשים תשלום עבור רכישת מסמכי המכרז. לעיתים, לצערינו, כיום אין כללים ברורים בנוגע לעלויות המסמכים. כך קורה שעלות רכישת מסמכי מכרז מגיעות לעשרות אלפי ש”ח. אנחנו ממליצים לשלם, רק לאחר שקראתם בעיון את המכרז ומצאתם כי הוא אכן מתאים לצרכים, ואתם עומדים בתנאי הסף. חבל מאד לשלם, ולגלות רק אחר כך שהמכרז אינו רלוונטי לכם.
העבירו את התשלום לפי הוראות ותנאי המכרז. צרפו את האסמכתא על התשלום (קבלה), למסמכי המכרז. רכישת מסמכי המכרז מהווה, לרוב, תנאי סף.
השתתפו במעמד פתיחת תיבת המכרזים
הדין קובע כי מעמד פתיחת תיבת המכרזים הנו פומבי, ועל הגוף המינהלי לפרסם הודעה על מועד הפתיחה. מומלץ להגיע (או לשלוח נציג) לישיבת פתיחת המעטפות, על מנת ללמוד מה היו הצעות המחיר של המתחרים. שימו לב שעורך המכרז מנהל את פרוטוקול פתיחת תיבת המכרזים, כנדרש.
עדכנו את הממליצים מטעמכם
צרפתם רשימת ממליצים, שקיבלו מכם שירות איכותי? מצויין. כעת, עדכנו אותם על צירוף שמם ופרטיהם למכרז שהגשתם, ודאגו שיהיו מודעים לאפשרות קבלת פניה. רוצים להדגיש נקודת חוזק אצלכם? מעוניינים להפחית ממשקל נקודה הטעונה שיפור? בקשו מהממליצים לציין נקודות אלו.
הגישו את ההצעה בזמן
עמדו בלוחות הזמנים במכרז! בדקו מראש את זמני קבלת הקהל במקום בו מגישים את ההצעה, ו-וודאו מראש שבידכם הכתובת והמקום המדויק להגשת ההצעה. הגיעו למקום ההגשה, לפני המועד האחרון. בדקו היטב, והניחו את המסמכים בתיבת המכרזים המתאימה. הצעה שתוגש לאחר המועד האחרון, ולו במעט – כמעט בוודאות תיפסל על הסף, ולא תובא לדיון. כך גם הצעה שתונח שלא בתוך תיבת המכרזים המתאימה (קראו כאן).
היערכו לראיון בפני ועדת המכרזים
מכרזים רבים מעניקים משקל לרכיב האיכות. רכיב זה כולל ראיון עם מנהל המציע, הכנת מצגות, הצגת מתודולוגיה, תכניות עבודה וכו’. לראיונות אלו משקל רב, וביכולתם להטות את הכף לטובתכם. פעמים רבות מוכרזים זוכים במכרז, על סמך יתרון של שברירי נקודות בלבד. לפיכך, מומלץ להיערך ולתרגל את המשתתפים המיועדים בראיון, לערוך סימולציות של ההצגה העצמית, תחומי אחריות, שאלות ותשובות, מקרים ותגובות, וכו’. לראיונות הנערכים באמצעות היוועדות חזותית (זום), אנו ממליצים לבחור מבעוד מועד את המיקום המתאים בבית העסק, ולוודא שעומד לרשותכם סיוע טכני לתפעול המחשב, המיקרופון והמצלמה.
עבדו מהר
החלטתם להשיג על תנאי סף במכרז? אתם סבורים שמדובר במכרז תפור? לא מאפשרים לכם מימוש זכות עיון בהצעות יתר המשתתפים? החלטתם לערער על החלטת ועדת המכרזים? אתם מבקשים שימוע בפני וועדת המכרזים? מעוניינים לערער על ההמלצות לראש הרשות? לעצור את הליכי המכרז או את הזכיה? פעלו מהר ובנחישות. התייעצו במהירות עם עורך דין, העלו את טענותיכם בכתב בפני וועדת המכרזים, ועמדו על זכויותיכם. שיהוי בנקיטת פועל לרעתכם, ודי בכך כדי שבית המשפט לעניינים מנהליים ידחה את עתירכם.
כעורכי מכרזים עבור גופים ציבוריים, כחברים בוועדות מכרזים, וכיועצים משפטיים לחברות המתמודדות במכרזים, יש לנו ניסיון עשיר בתחום דיני המכרזים. בשנים האחרונות, הליכים מכרזיים הופכים להיות נפוצים גם בארגונים קטנים-בינוניים, ובארגונים פרטיים, וחברות אלה מצטרפות לקהל לקוחות המשרד. עורכי הדין במשרד וולר ושות’ צברו מיומנות מעשית רבה בהכנה, בניהול ובהתמודדות במכרזים. נשמח לעזור לכם בהתייעצות, חשיבה, היערכות למכרזים, בהגשת שאלות לעורכי המכרזים, בהשגות, בשימועים ובהופעה בפני וועדות המכרזים, בייצוג ובערעורים. אנו זמינים לסייע, להתייעצות, לחשיבה משותפת, ולייצוג. צרו קשר, עכשיו.
