מפגש מציעים במכרז
מכרזים ציבוריים רבים (בעיקר במכרזים שנושאם בינוי, שיפוצים ותשתיות), כוללים דרישה למפגש מציעים. מפגש זה, שלעיתים מכונה “סיור מציעים”, “סיור קבלנים”, “כנס ספקים” או “מפגש הבהרות”, מיועד להשגת מספר מטרות שונות:
- להסביר ולאפשר למציעים הפוטנציאליים, דברים שקשה להסבירם בכתב (כגון הסבר בדבר פני השטח שבו אמורה להתבצע העבודה, מגבלות, אפיונים מיוחדים וכו’).
- לאפשר למציעים פוטנציאליים לשאול שאלות ולהעיר הערות, באופן שיאפשר לעורך המכרז להבהיר ולתקן את מסמכי המכרז.
- כאשר מדובר בהתקשרות מורכבת, בהתקשרות שלרשות אין לגביה מומחיות או בהתקשרות שנעשית לראשונה, קיימת חשיבות רבה לשיתוף גורמי שוק (באמצעותם יכולה הרשות לאתר פגמים בעיצוב המכרז, לאתר דרישות שאינן נחוצות, לאתר דרישות שאינן כדאיות במונחי עלות־תועלת וכיוצ”ב). לעזרה וייעוץ מאת עורך דין מכרזים, צרו קשר.
חסרות מפגש מציעים
- כפי שמציין דקל (מכרזים, כרך א’, 2004) נוכחותם של המציעים הפוטנציאליים, מרתיעה בדרך כלל מפני דיון פתוח וגלוי. כל מציע פוטנציאלי המנצל את זכות הדיבור מודע לכך שבדבריו הוא עלול לחשוף מידע שלא היה רוצה לחשוף בפני מתחריו.
- המפגש אינו יעיל, שכן אליו מגיעים נציגי המציעים, שחלקם רואים את מסמכי המכרז בפעם הראשונה, חלקם טרם ראו את מסמכי המכרז כלל. בחלק לא מבוטל מהמקרים, המשתתפים הנם נציגים זוטרים מצד המציע הפוטנציאלי.
- שאלות בעל פה מצד המציעים הפוטנציאליים, שלא תמיד מקבלות ביטוי במסמך ההבהרות ו/או בפרוטוקול המפגש. דבר זה עלול להוביל לאי-הבנות, לניצול לרעה מצד המציעים, לסתירות ביחס לנוסח המכרז, וכו’.
- הזדמנות למפגש, העלול להוביל לתיאום אסור בין מציעים (ראו כאן את המאמר “תיאום הצעות במכרז“).
השתתפות במפגש מציעים – האם תנאי סף?
ההשתתפות במפגש מעין זה, לעיתים מוגדרת לעיתים כתנאי סף, אולם לעיתים כדרישה שאינה מהווה תנאי סף. במקרים אחרים, נמצאות סתירות או אי-בהירויות בנוסח המכרז, לגבי אופן ההשתתפות במפגש. עתירות מינהליות מהשנים האחרונות, בוחנות את לשון המכרז, את המקום בו נכתבה (לדוגמה האם תחת הכותרת “תנאי סף” או במקום אחר), את הסנקציה כנגד אי ההשתתפות (לדוגמה – פסילת ההצעה במכרז), את קיום דרישת ההוכחה להשתתפות (המצאת פרוטוקול סיור מציעים חתום במסגרת מסמכי ההצעה, שליחת הפרוטוקול למציעים), את בעל התפקיד הרלוונטי מצד המציע, וכיוצ”ב.
וראו: עת”מ (מרכז) 25611-05-14 יצחק רוזנר נ’ עיריית נתניה [פורסם בנבו]; ת”מ (מרכז) 38749-02-15 תיור וסיור הגליל ח.ס בע”מ נ’ עיריית כפר קאסם ואחרים [פורסם בנבו].
מסקנות עבור לקוחותינו – גופים ציבוריים:
מפגש מציעים אינו מומלץ. ככל שניתן יש להימנע ממנו. מניסיוננו, עצם קיומו מקשה על ניהול ההליך המכרזי, מסרבל ומאריך אותו, והוא פתח אפשרי לכשלים ולשיקולים זרים מצד גורמים שונים בגוף הציבורי עצמו. הוא גם מאפשר תיאומים אסורים, מצד המציעים. בכל מקרה, הוא אינו מסייע או תורם לניהול ההליך המכרזי.
- ניתן לבחון שימוש בעזרים טכנולוגיים שונים (צילומים, VR, הדמיות וכו’), כתחליף למפגש המציעים.
- אם יוחלט לערוך מפגש מציעים, מומלץ שהמפגש לא יסווג כתנאי סף.
- מומלץ לבחון אפשרויות שונות לפיצול המפגשים, על מנת למנוע את היוועדות כלל המציעים הפוטנציאליים זה עם זה.
- מומלץ לאפשר לרשות, לפי שיקול דעתה הבלעדי, לערוך מפגשים נוספים, במקרים בהם עולה הצורך בכך, במקרים בהם חלים שינויים בתנאי המכרז, או במקרים בהם יש צורך להרחיב את מספר המשתתפים.
- יש להעניק פרק זמן סביר, לשאלות הבהרה בכתב מצד המציעים, ולמענה עליהם.
- שלא לענות על שאלות מהותיות, אלא על שאלות טכניות בלבד: במקביל, יש לקבוע, במסמכי המכרז, כי המענה שיחייב את הרשות, יהיה אך ורק בכתב.
- ככל שבעקבות מפגש המציעים תערוך הרשות שינויים במסמכי המכרז, ההבהרה, וכן מסמכי המכרז המעודכנים, יופצו באתר האינטרנט הרשותי; לכל רוכשי המכרז; לכל משתתפי מפגש המציעים; וככל שידוע לרשות – לכל מי שהביע התעניינות.
- פרוטוקול מפגש המציעים, יישלח באופן נסתר (ללא חשיפת זהות המשתתפים).
עורך דין מכרזים מומחה
משרד עורכי דין וולר ושות’ הוקם בשנת 1998, והוא מדורג כאחד המשרדים המובילים, בדירוג BDI. לאורך כל שנות פעילותו מקפיד המשרד להעניק שירות משפטי, מיומן, איכותי ומקצועי, בתחום דיני המכרזים, לרשויות מקומיות, תאגידים עירוניים, חברות פרטיות וציבוריות. עו”ד רועי וולר נחשב כעורך דין מכרזים מומחה, והוא מלווה רשויות מקומיות, ועדות מכרזים, ומציעים במכרזים מורכבים. לכל שאלה ובעיה, צרו קשר.
