הרשויות המקומיות עושות שימוש בעשרות תוכנות, המשמשות לפעילותה השוטפת: גביה, הנהלת חשבונות, תקציב, תב”רים, כח אדם ושכר, GIS, תכנון ובניה, ניהול פרויקטים, רישוי עסקים, חינוך ועוד. למעשה, כל מחלקה ברשות המקומית, מחזיקה במערכות מידע ייחודיות לה, המתממשקות (באופן חלקי או מלא), עם מערכות מידע של מחלקות אחרות. מטבע הדברים, הן נדרשות לערוך, אחת לתקופה, מכרזי רכש מערכות מידע.
תהליך הליך רכש
תהליך ניהול הליך רכש כולל מספר שלבים ותחומים: זיהוי דרישות וצרכים – מסמך ייזום (SOW); תאום ציפיות מול בעלי העניין; יצירת תכולת הפרויקט והתהליך להכנת תהליך מפורט (WBS); קביעת לוחות זמנים; קביעת תקציב ומשאבים; והליך ניהול סיכונים.
ייחודיות מכרזי מערכות מידע
בניגוד למכרזים “רגילים” ברשויות, דוגמת בינוי, תשתיות, תחזוקה וכו’, מכרזים למערכות מידע מהווים אתגר מסוג אחר. בניגוד למכרזים “רגילים”, מכרזים למערכות מידע נבנים בהתאמה אישית, מדויקת. מכרזים למערכות מידע, מעבר לשפה הטכנית בה הם כתובים, משלבים תחומים חוצי ארגון, מחייבים שילוביות בין תחומים, מחלקות ואגפים, התממשקות מדויקת בין מערכות מחשוב, התאמות של תהליכי עבודה, ניהול סיכונים, הכרת הרגולציה העדכנית, ומחייבות הסתכלות על כיווני התפתחותה וצרכיה העתידיים של הרשות, הן פנימית והן למול ציבור התושבים.
יתר על כן: ההחלטה על יציאה למכרז, מחייבת תהליך ארוך יחסי של הגדרת התוצר המצופה, מיפוי מצב קיים, שיתוף בעלי תפקידים ברשות המקומית (ולעיתים התמודדות עם התנגדויות עובדים ומנהלים), הגדרת הארכיטקטורה המבוקשת, הפתרונות המבוקשים, הגדרת הקשרים בין מערכות הליבה, הגדרת המערכות שיוחלפו, איפיון טכני, איפיון SLA, והכל – ללא תקלות, השבתות, ובתוך מסגרת התקציב והמועדים שהוגדרו לכך. ברור שרשויות נמנעות מביצוע מכרזים מעין אלה.
גם התהליך המכרזי מורכב: זאת, בשל הצורך לבצע השוואה בין מערכות שונות, שנבנות בטכנולוגיות ובארכיטקטורות שונות, בממשקים שונים, תוך הבחנה בין עשרות פרמטרים, ולהכניס הכל לתוך שיטת ניקוד ונוסחת חישוב, שתאפשר השוואה והחלטה בין מציעים (והגנה עליה, במקרה של עתירה מינהלית).
שלבי תהליך מכרז רכש מערכות מידע
- אפיון הצרכים והדרישות. בשלב זה, הרשות מגדירה את מטרות המערכת, הפונקציונליות הרצויה, מגבלות התקציב, והיבטי האבטחה. יש לבצע מיפוי צרכים פנימי הכולל התייעצות עם כל מחלקות הרשות, וכן עם יועצים חיצוניים, לצורך קבלת תמונה מלאה של הדרישות העתידיות מהמערכת.
- בחינת טכנולוגיות קיימות בשוק. בדיקת הפתרונות הזמינים בשוק, וביצוע השוואה בין סוגי המערכות, היצרנים והטכנולוגיות כדי לוודא שהדרישות מתאימות לפתרונות עדכניים, חדשניים ועתידיים. במקרה בו הרשות מעוניינת בפתרון של ספק אחד, לעיתים ניתן לפנות להליך של פטור ספק יחיד, או להכווין את הוראות המכרז לפתרון טכנולוגי זה.
- פרסום מכרז פומבי. לאחר קביעת הדרישות המקצועיות, הטכניות, הביטוחיות והמשפטיות, המכרז מתפרסם לציבור.
- הערכת ההצעות. ניתוח ההצעות שהתקבלו מבחינת עמידה בתנאי הסף שהוגדרו, עמידה בדרישות הטכניות, השוואת הצעות המחיר, התאמת הספק לארגון, ומידת הניסיון שלו בפרויקטים דומים. יש לבחון גם את יציבות החברה המציעה ואת יכולתה לספק תמיכה ותחזוקה ארוכת טווח.
- חתימה על הסכם ההתקשרות.
- היערכות להרצה ויישום המערכת. לאחר בחירת הספק הזוכה, ולאחר שהשלים הספק הזוכה את הדרישות שנקבעו במכרז (ערבויות, ביטוחים, העברת אישורים ורשיונות, אישורי עובדים וכיוצ”ב), מוציאה הרשות “צו התחלת עבודה” או הזמנת עבודה. או אז, מתחיל הספק בתיאומים מול הספק הקיים, בדיקת המערכות, ביצוע גיבויים וכיוצ”ב, לצורך מתן השירותים. תקופה זו
- בדיקות והטמעה. יש לבצע בדיקות קבלה כדי לוודא שהמערכת מתפקדת כראוי ולשלב אותה בתהליכים הקיימים ברשות המקומית. מומלץ לכלול שלב פיילוט למשתמשים נבחרים/ למערכות נבחרות, על מנת לאתר תקלות מראש ולבצע התאמות במידת הצורך.
- הדרכת משתמשים ותמיכה שוטפת. הצלחת המערכת תלויה במשתמשים שלה. יש להשקיע בהכשרת העובדים ולספק תמיכה מתמשכת כדי לוודא שהמערכת ממומשת באופן המיטבי.
תקופת הרצה במכרזי מערכות מידע
היא שלב קריטי לאחר סיום הפיתוח וההטמעה של המערכת, שבו המערכת מופעלת בסביבה אמיתית תחת פיקוח ובקרה. זאת, במטרה להבטיח שהמערכת תספק את הערך המצופה לרשות, לפני שהשימוש בה הופך לרשמי ומלא.
מאפייני תקופת ההרצה:
- משך הזמן. משתנה בהתאם למורכבות המערכת, אך לרוב נמשך בין כמה שבועות למספר חודשים.
- מעורבות ספק המערכת. הספק נדרש לספק תמיכה טכנית אינטנסיבית, לתקן באגים ולשפר ביצועים במידת הצורך.
- בדיקות תפעוליות. נבדקת יציבות המערכת, התאמתה למשתמשים, אינטגרציה עם מערכות אחרות, ביצועים וזמינות.
- הכשרת משתמשים. המשתמשים לומדים כיצד לעבוד עם המערכת, ומתבצע תהליך תיקוף של קלות השימוש.
- עמידה במדדים חוזיים. המערכת נבחנת בהתאם ל-SLA ולמדדי הצלחה שנקבעו במכרז ו/או בהסכם ההתקשרות.
- החלטה סופית. אם המערכת עומדת בכל הדרישות, היא מאושרת לשימוש רשמי; אחרת, ניתן להחזיר את הספק לתיקונים או אף לבטל את ההתקשרות במקרים חמורים.
לאחר התקשרות במכרז
גם לאחר סיומו של ההליך המכרזי, על המזמין להמשיך לנהל את התחום. ראשית, יש לבחון את היקף התלות בספק, מבחינת תחזוקה, שדרוגים ועלויות. לפיכך, יש להעדיף פתרונות גמישים עם אפשרות להעברת נתונים ומערכות לספקים אחרים, או פיצול השירותים, במידת הצורך.
צרכי הרשות המקומית עשויים להשתנות עד להשלמת הרכש. יש לוודא שהמערכת תהיה מודולרית וגמישה לשינויים עתידיים.
תפקיד עורך דין רשויות מקומיות במכרזי מערכות מידע
לעורך הדין המלווה את מכרזי מערכות מידע, חלק מהותי ומשמעותי, ב-3 תחומים עיקריים:
- עיצוב מסמכי הפניה למציעים, אופן הוכחת תנאי הסף על ידי המציעים, אופן הוכחת טכנולוגיות, הבחנה בין שירותי ליבה לבין שירותים נוספים, בדיקת היחסים והאיזונים בין הניקוד האיכותי והכמותי, והטמעת הוראות חוקיות ורגולטוריות רלוונטיות.
- עיצוב החלק ההסכמי (החוזה) במכרז. במילים אחרות, הפיכה ותרגום ההוראות הטכנולוגיות, התפעוליות, הניהוליות, החוקיות והרגולטוריות, SLA וכו’, להוראות משפטיות מחייבות, לפיהן יתקשרו הצדדים.
- ליווי בשלב ההתקשרות, ובכלל זאת בחינת עמידת הספק בדרישות ההסכם, מתן מענה לצורך בשינויים בהסכם, ככל שנדרש, ועוד.
מניסיוננו, למכרזי מערכות מידע, יש להיעזר בעורך דין רשויות מקומיות, ה”דובר” את השפה הרשותית, מכיר תהליכי עבודה רשותיים, ומתמחה בתחומים טכנולוגיים. לאחרונה, ייעץ משרדנו לאשכול רשויות נגב מזרחי, ולרשויות המקומיות החברות בו, במכרז לאספקת שירותי ענן מבוססי Microsoft Cloud Solutions. במסגרת המכרז, הוביל המשרד את עריכת הרכיבים הטכנולוגיים, היבטי אבטחת המידע והגנת הפרטיות, נושאים קריטיים להבטחת פתרון איכותי, מאובטח וחדשני לרשויות האשכול.
משרד עורכי דין וולר ושות’ מעניק לרשויות מקומיות ולתאגידים עירוניים, ליווי וייעוץ משפטי בתחומים הטכנולוגיים, ומשמש כעורך דין מכרזים עבור רשויות מקומיות רבות בישראל. עו”ד רועי וולר, המוביל את התחום במשרד, הנו ממונה הגנת הפרטיות (P.P.O), מנהל סיכונים (C.R.O) וחבר האיגוד הישראלי לניהול סיכונים, מנכ”ל מועצה אזורית לשעבר, וקצין (מיל.) ביחידה 8200. לכל שאלה בתחום, צרו קשר.
