הרשויות המקומיות עושות שימוש בעשרות תוכנות, המשמשות לפעילותה השוטפת: גביה, הנהלת חשבונות, תקציב, תב”רים, כח אדם ושכר, GIS, תכנון ובניה, ניהול פרויקטים, רישוי עסקים, חינוך ועוד. למעשה, כל מחלקה ברשות המקומית, מחזיקה במערכות מידע ייחודיות לה, המתממשקות (באופן חלקי או מלא), עם מערכות מידע של מחלקות אחרות. מטבע הדברים, הן נדרשות לערוך, אחת לתקופה, מכרזי רכש מערכות מידע.
ייחודיות מכרזי מערכות מידע
בניגוד למכרזים “רגילים” ברשויות, דוגמת בינוי, תשתיות, תחזוקה וכו’, מכרזים למערכות מידע מהווים אתגר מסוג אחר. בניגוד למכרזים “רגילים”, מכרזים למערכות מידע נבנים בהתאמה אישית, מדויקת. מכרזים למערכות מידע, מעבר לשפה הטכנית בה הם כתובים, משלבים תחומים חוצי ארגון, מחייבים שילוביות בין תחומים, מחלקות ואגפים, התממשקות מדויקת בין מערכות מחשוב, התאמות של תהליכי עבודה, ניהול סיכונים, הכרת הרגולציה העדכנית, ומחייבות הסתכלות על כיווני התפתחותה וצרכיה העתידיים של הרשות, הן פנימית והן למול ציבור התושבים.
יתר על כן: ההחלטה על יציאה למכרז, מחייבת תהליך ארוך יחסי של הגדרת התוצר המצופה, מיפוי מצב קיים, שיתוף בעלי תפקידים ברשות המקומית (ולעיתים התמודדות עם התנגדויות עובדים ומנהלים), הגדרת הארכיטקטורה המבוקשת, הפתרונות המבוקשים, הגדרת הקשרים בין מערכות הליבה, הגדרת המערכות שיוחלפו, איפיון טכני, איפיון SLA, והכל – ללא תקלות, השבתות, ובתוך מסגרת התקציב והמועדים שהוגדרו לכך. ברור שרשויות נמנעות מביצוע מכרזים מעין אלה.
גם התהליך המכרזי מורכב: זאת, בשל הצורך לבצע השוואה בין מערכות שונות, שנבנות בטכנולוגיות ובארכיטקטורות שונות, בממשקים שונים, תוך הבחנה בין עשרות פרמטרים, ולהכניס הכל לתוך שיטת ניקוד ונוסחת חישוב, שתאפשר השוואה והחלטה בין מציעים (והגנה עליה, במקרה של עתירה מינהלית).
תפקיד עורך דין רשויות מקומיות במכרזי מערכות מידע
לעורך הדין המלווה את מכרזי מערכות מידע, חלק מהותי ומשמעותי, בשני תחומים עיקריים:
- עיצוב מסמכי הפניה למציעים, אופן הוכחת תנאי הסף על ידי המציעים, אופן הוכחת טכנולוגיות, הבחנה בין שירותי ליבה לבין שירותים נוספים, בדיקת היחסים והאיזונים בין הניקוד האיכותי והכמותי, והטמעת הוראות חוקיות ורגולטוריות רלוונטיות.
- עיצוב החלק ההסכמי (החוזה) במכרז: הפיכה ותרגום ההוראות הטכנולוגיות, התפעוליות, הניהוליות, החוקיות והרגולטוריות וכו’, להוראות משפטיות מחייבות, לפיהן יתקשרו הצדדים.
מניסיוננו, למכרזי מערכות מידע, יש להיעזר בעורך דין רשויות מקומיות, ה”דובר” את השפה הרשותית, מכיר תהליכי עבודה רשותיים, ומתמחה בתחומים טכנולוגיים.
משרד עורכי דין וולר ושות’ מעניק לרשויות מקומיות ולתאגידים עירוניים, ליווי וייעוץ משפטי בתחומים הטכנולוגיים, ומשמש כעורך דין מכרזים עבור רשויות מקומיות רבות בישראל. עו”ד רועי וולר, המוביל את התחום במשרד, הנו ממונה הגנת הפרטיות (P.P.O), מנהל סיכונים (C.R.O) וחבר האיגוד הישראלי לניהול סיכונים, מנכ”ל מועצה אזורית לשעבר, וקצין (מיל.) ביחידה 8200. לכל שאלה בתחום, צרו קשר.
