ספר נכסים

הקמה וניהול של ספר נכסים הם חובה חוקית של הרשות המקומית. אולם מעבר לחובה החוקית, ספר הנכסים הנו אחד המפתחות החשובים ביותר, בניצול יעיל של המשאבים הציבוריים ובפיתוח כלכלי וחברתי, לרווחת תושבי הרשות. בעשורים האחרונים התפתחה תפיסת הניהול של נכסים ברשויות המקומיות בעולם מתפיסה צרה, שראתה בנכסים תשומה הנלווית לפעילות השוטפת ועסקה בעיקר בצמצום עלויות התפעול שלה, לתפיסת ניהול רחבה יותר, שהתייחסה גם למימוש הפוטנציאל הכלכלי של הנכסים, לאיכות הנתונים המשמשים לניהול ולשיפור של השירותים שניתנים למשתמשים בנכסים. אלא שחלק ניכר מהרשויות, אינן שולטות ואינן מכירות את כל נכסיהן, את זכויותיהן בנכסים, את מצבם הפיזי של הנכסים – וכמובן אינן יודעות מה הפוטנציאל הכלכלי הטמון בנכסים. על ספר הנכסים ככלי לפיתוח כלכלי, מוזמנים לקרוא בסקירה הבאה.

מה זה ספר נכסים?

סעיפים 188 ו-347 בפקודת העיריות [נוסח חדש], וכן תקנות הרשויות המקומיות (ניהול פנקסי זכויות במקרקעין), התשכ"ז-1967, קובעים כי הרשות המקומית תנהל פנקס מיוחד שבו תרשום את זכויותיה במקרקעין. עוד קובעת החקיקה כי מועצת הרשות המקומית תסמיך את אחד מעובדיה להיות רשם נכסים ומתפקידו יהיה לנהל את פנקס הזכויות במקרקעין לפי האמור בתקנות. לפי התקנות, רשם הנכסים הוא הגורם המוסמך והאחראי לרישום הזכויות במקרקעין, לרבות לטובת הרשות, ולשמירת פנקס הזכויות במקרקעין של הרשות המקומית. רשם הנכסים ירשום בספר הנכסים כל זכות על מקרקעין לטובת הרשות, וכן כל זכות על מקרקעין של הרשות לטובת אדם זולתה, תוך חודש ימים מיום שנוצרה.

בתוספת הראשונה לתקנות, נקבעו התבניות שלפיהן יש לנהל את כרטיסי הנכסים (טופס א'), ואת ספר הנכסים (טופס ב'). בין היתר נקבע, כי כרטיס הנכס יכלול פרטים לזיהוי הנכס (גוש, חלקה, כתובת, שטח, מקור הזכות ותאריך התחלת הזכות), פרטי השימוש, ייעודו, רישום שינויים בנכס וביקורות על מצב הנכס. בנוסף, נקבעו הפרטים שיש לרשום בספר הנכסים.

מה כוללים נכסי הרשות?

• מבני ציבור: בתי ספר, גני ילדים, מעונות, מתנ"סים, מבני הרשות, אולמות ספורט, מתקנים הנדסיים, שווקים, מבני תנועות נוער, ספריות, בתי כנסת, נכסים מסחריים, דירות ומבנים שונים, גגות לפאנלים סולאריים, ועוד.
• שטחים ציבוריים: שטחים שהופקעו לזכות הרשות המקומית, וכוללים גינות ציבוריות, פארקים, שטחי ציבור ("קרקע חומה"), שצ"פים, חניונים, כבישים, מדרכות ושבילים, ועוד.

איך מנהלים את ספר הנכסים?

ניהול נכסי המקרקעין של הרשות המקומית כולל ארבעה תחומים מרכזיים:

• ניהול שוטף של הנכסים. ריכוז וסריקת שינויים תכנונים, ריכוז ועדכון החלטות מליאת המועצה, מעקב שוטף אחר רישומים בטאבו, דיווחים לרשויות המס, מענה לפניות של תושבים בנוגע לנכסים ובדיקה ראשונית של היתרי בנייה/תב"ע בנכסים.
• הקצאות קרקע. עזרה/ייעוץ/ייזום ומעקב בנושא הקצאת קרקע לפי נוהל משרד הפנים, עריכת סיורי שטח בנכסי הרשות המקומית כדי לוודא שהשימוש הוא בהתאם להקצאות. נוהל הקצאת קרקעות ומבנים ברשויות המקומיות, אף הוא מחייב את הרשות להניח בפניה את ספר הנכסים ואת כל המידע בנושא, כשהוא מעודכן. אולם כשהמידע ברשות חלקי ולא עדכני, אין בידי הרשות פנקס הכולל רישום מלא ומדויק של כלל זכויותיה במקרקעין, וספר ההקצאות – אינו ממצה.
• הפקעות קרקע – טיפול בנושא תפיסת חזקה, פרסום שטח ריק, ריכוז וסריקת שינויים בילקוטי פרסומים.
• ניהול חוזים עם גורמים העושים שימוש בקרקעות הרשות המקומית, לרבות הכנת חוזים חדשים, חידוש חוזים, ביטוחים, ערבויות, גמר חוזה.

ברם, נכון להיום, לא קיימת "תורת ניהול נכסים", או קווים מנחים ועקרונות לאופן הניהול הרצוי של הנכסים ברשויות המקומיות. נכסי דלא ניידי, שיש להם זיקה קניינית כלשהי לרשות המקומית (בעלות, חכירה, שכירות, זיקת הנאה וכיוצ"ב) – חייבים להיות רשומים ומנוהלים. על מועצת הרשות האחריות להבטיח את ניהול נכסי הרשות, וכן לקבוע את המדיניות בנושא, במטרה להבטיח את זכויות הרשות בנכסיה, השבחתם והפעלתם באופן כלכלי. השימוש בנכסי הרשות צריך להתבצע באופן חסכוני, יעיל ומועיל. וכפי שמסכם מבקר המדינה –

"כשהמקרקעין מצויים באחריות הרשות המקומית, עליה לפעול כנאמן הציבור כשהיא משתמשת במקרקעין בעצמה, ושבעתיים כשהיא מקצה/משכירה אותם לגורמים אחרים ללא מכרז. על הרשות המקומית לנהוג על פי הוראות הדין ולשמור על האינטרס הציבורי".

מה סיכונים בהשכרת נכסים על ידי הרשות?

• סיכונים בתחום המדיניות. השכרת נכס אשר נדרש בפועל (או יידרש בטווח הקצר), לשימוש יחידות עירוניות/ לטובת הציבור. סיכון נוסף בתחום הוא השכרת נכס עירוני תוך הפרה של דרישות רגולציה.
• סיכונים פיננסיים. התקשרות עם שוכרים שאינם בעלי יכולת כלכלית מוכחת. קביעת גובה של דמי שכירות אינה מבוססת על אומדן נכון/ מחיר שוק. סיכון נוסף הנו השקעה בהתאמות במבנה על ידי הרשות המקומית, בניגוד לאינטרסים הכלכליים של הרשות. סיכון נוסף בתחום הוא חוסר בקרה על חידוש/ שחרור בטחונות שוכר (ואובדן בטוחות), אי תשלומי חשבונות על ידי השוכר, ועוד.
• סיכונים תפעוליים. לדוגמה, חוסר במסמכים ובטוחות הנדרשים על פי ההסכם; היעדר חוזה בתוקף; השחתת הנכס ע"י השוכר, שלא תועדה; אירוע ביטוח של השוכר יושת על הרשות (זכות שיבוב לא בוטלה בחוזה).

פערים במידע בספר הנכסים

מדי תקופה, מבצע משרד מבקר המדינה ביקורות בנושא זה. בנוסף, נושא ספר הנכסים הנו נושא המצוי בלב הביקורת של המבקרים הפנימיים ברשויות. ולא בכדי: ברשויות רבות, מתגלים פערים במידע הרשום בספר, דוגמת היעדר כרטיסי נכס, רישום בטבלאות Excel, אי שימוש בטפסים, היעדר עדכון תקופתי, היעדר ביקורת, היעדר רישום מקור הזכות בנכס והאסמכתא לכך, ורישום לא רציף. בנוסף, עלולה להיות אי-בהירות באשר לגורם האחראי לחתימה על חוזה, לגביית דמי שימוש וכדומה.

אלא שעמידה בדרישות החוקיות, אינה מספיקה לבדה. שכן, הטפסים הנדרשים בטופס א' ו-ב' בתקנות, מספקים מידע חלקי בלבד הדרוש וחיוני לרשות המקומית. לכן, אנו ממליצים ללקוחותינו, מעבר לטפסים הנדרשים, לבצע רישום של כל נכס, הכולל לפחות את הפרטים הבאים:

• זיהוי הנכס. מספר סידורי של הנכס, גוש, חלקה, מס' מגרש, כתובת, שטח, מקור הזכות, תקופת הזכות, העתק היתר הבניה, תמונות הנכס, תשריטים, העתק החוזה עם רמ"י/ קק"ל/ הממונה על הרכוש הממשלתי והנטוש.
• שייכות הנכס לגורם עירוני (מחלקה, אגף, יחידה וכו'), או לגורם חוץ עירוניים (דוגמת מתנ"ס, מינהל קהילתי וכו').
• פרטי התב"ע, שימוש לפי תב"ע ותקנון, ושימוש בפועל.
• תשלומים ששולמו בגין הנכס. בין היתר, שוברי תשלום לרשות מקרקעי ישראל, שומת מקרקעין (לפי הצורך), והעתק הדיווח לרשות המיסים.
• רישום הזכויות בנכס: העתק רישום הזכויות בפנקס המקרקעין (טאבן), הגבלה על העברת זכויות לצד ג' בהערת אזהרה.
• המשתמשים בנכס. פרטי משתמשים, תקופת שימוש, הפנייה לחוזה, ההליך בו ניתן השימוש, אישור היועץ המשפטי של הרשות, אישור מליאת הרשות המקומית, אישור שר הפנים, ערבויות ובטוחות, תשלומים ששולמו, ביטוחים, ועוד. ככל שבוצעה הקצאת מקרקעין, יש לרשום את פרטי ההקצאה במסמך זה.
• ביקורות ומעקב: תיעוד הביקורות בנכס, התכתבויות, עדכונים והודעות, הליכים למול הבעלים/ המשתמשים, ועוד.

בנוסף, מומלץ כי הרשות המקומית תיצור שכבת GIS ייעודית, לנכסי הרשות.

מהן החובות של הרשות המקומית בניהול מבני ציבור?

תפקידה היסודי של הרשות המקומית הוא להבטיח שימוש חסכוני, יעיל ומועיל בנכסיה הציבוריים. במשרד וולר ושות' אנו מדגישים כי ניהול נכסים תקין אינו מסתכם בקביעת מדיניות גנרית, אלא דורש תרגום של עקרונות אלו לנהלים ברורים ולתכניות עבודה מדידות.

ללא מעקב רציף ואקטיבי, נכסים עלולים להפוך מנכס לנטל. כאשר מבנה יוצא משימוש, על הרשות להדק את הפיקוח עליו באופן מיידי כדי למנוע הידרדרות פיזית והפיכתו למפגע סביבתי או בטיחותי. מנהל תקין מחייב איתור חלופות ושימושים חדשים לנכס, תוך שמירה על האינטרס הציבורי ומניעת חשיפה לתביעות נזיקין או ביקורת מנהלית.

כיצד להבטיח ניהול יעיל של נכסי ציבור?

ניהול מיטבי של משאבי הרשות נשען על שלושה אדנים:

1. קביעת מדיניות הקצאה: הגדרת קריטריונים ברורים לשימוש חסכוני ומועיל בנכסים.

2. יישום ובקרה: גזירת נהלי עבודה מהמדיניות וקיום מעקב רציף אחר מצב הנכסים.

3. פעולה אקטיבית: זיהוי מבנים שאינם בשימוש ופעולה למניעת הפיכתם למפגעים סביבתיים.

כל כמה זמן צריך לעדכן את ספר הנכסים?

אחת לחמש שנים (או בהתאם לצורך המשתנה), מחויבת הרשות המקומית לערוך סקר נכסים מקיף. תהליך זה אינו מסתכם ברישום טכני; זהו מהלך של בקרה וביקורת פנים שנועד לאמת את הנתונים בשטח אל מול פנקס המקרקעין של הרשות.

במשרד וולר ושות' אנו מדגישים כי סקר אפקטיבי מחייב "הצלבת נתונים רב-שכבתית". אנו ממליצים לבחון לא רק את המידע הפנים-רשותי, אלא לסנכרן אותו עם מקורות חיצוניים כגון רשות מקרקעי ישראל (רמ"י), משרד הבינוי והשיכון (לנושא מבני ציבור), משרד החינוך (סמלי מוסד), הוועדה המקומית לתכנון ובניה, ויועצים משפטיים חיצוניים. פערי מידע בין אגפי הרשות השונים הם "נקודת תורפה" ידועה. ניהול נכון של הסקר מונע אובדן נכסים, כפילויות ברישום וחשיפה משפטית מיותרת.

חובת הפרסום במקרקעין

על פי סעיף 188(ב)(1) לפקודת העיריות, חלה על "עירייה איתנה" חובה סטטוטורית לפרסם באתר האינטרנט שלה כל אישור מועצה לביצוע עסקת מקרקעין – לרבות מכירה, החלפה, משכון, או השכרה לתקופה העולה על 5 שנים. הפרסום חייב להתבצע תוך 15 ימים ממועד האישור.

במשרד וולר ושות' אנו מדגישים כי חובה זו אינה טכנית בלבד. היא מהווה כלי קריטי לביקורת ציבורית ולמניעת פגמים במנהל התקין. למרות שהחוק מתמקד בעיריות איתנות, בפועל רוב הרשויות המקומיות מנגישות את המידע באתר האינטרנט הרשותי. עבור יזמים ותושבים, מעקב אחר פרסומים אלו הוא תנאי הכרחי להגנה על זכויות במקרקעין ולוודאות משפטית.

מכרז להקמה וניהול ספר נכסים

בשנים האחרונות, רשויות מקומיות מפרסמות מכרזים להקמה ולניהול ספרי נכסים, המשלבים מקורות מידע ודיסציפלינות משלימות, לכדי תוצר אחיד. הליבה של הפתרון היא מערכת ממוחשבת מסוגה, המבוססת על מערכת לניהול משאבי ארגון (ERP – Enterprise Resource Planning), המשולבת במערכת מידע גיאוגרפית (GIS). שילוב זה מאפשר להציג, לנתח ולנהל נתונים עסקיים, מנהליים, הנדסיים ותפעוליים על גבי מפה אינטראקטיבית. בכך היא יוצרת בסיס עבודה משותף ומדויק בין אגפי ההנדסה, הגזברות והנכסים.

מה כולל המכרז להקמה ולניהול ספר נכסים?

המכרז שאנו במשרד עו"ד וולר ושות' עורכים עבור הרשות אינו רק מסמך משפטי, אלא תוכנית עבודה אסטרטגית המגדירה את הסטנדרטים הגבוהים ביותר לניהול משאבי הציבור:

• אפיון טכנולוגי: המכרז מחייב את הספק הזוכה להטמיע מערכת המשלבת נתונים מנהליים (ERP) עם שכבות מידע גיאוגרפיות (GIS).

• מפרט סקר נכסים רב-תחומי: אנו מגדירים דרישות מחמירות לביצוע סקר שטח פיזי המצולב עם נתוני טאבו, רשות מקרקעי ישראל (רמ"י), קק"ל ותוכניות בניין עיר (תב"ע).

• מודל השבחה: המכרז כולל דרישה לאספקת המלצות משפטיות, כלכליות ושמאיות. המטרה היא לא רק לרשום את הנכס, אלא להגדיר את השימוש הטוב ביותר עבורו.

• מנגנוני בקרה ואבטחת מידע: לאור תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות, המכרז כולל נספחים מחמירים של אבטחת מידע וסודיות.

היתרונות הייחודיים של משרד וולר ושות'

עריכת מכרז באמצעות משרדנו מעניקה לרשות יתרון תחרותי ומנהלי מובהק, המבוסס על ניסיון של עשורים בשלטון המקומי:

1. המלצות מקצועיות: סקר שאינו כולל המלצות – חסר ערך. אנו מעמידים לרשותכם צוות הכולל משפטנים, שמאי מקרקעין ויועצים כלכליים, במטרה להביא המלצות יישומיות, אופרטיביות, לשולחן מקבלי ההחלטות.

2. התמודדות עם ביקורת פנימית, ביקורות משרד הפנים או מבקר המדינה: המכרזים שלנו נבנים על בסיס הליקויים השכיחים המופיעים בדוחות המבקר. אנו הופכים את ה"ביקורת" לכלי עבודה.

3. מומחיות בטכנולוגיית ERP-GIS: בניגוד למשרדים מסורתיים, אנו מבינים את השפה הטכנולוגית. אנו יודעים להגדיר במכרז את דרישות הממשקים בין אגף הגזברות להנדסה, כך שהמערכת שתתקבל לא תהיה "קופסה סגורה", אלא כלי עבודה חי ונושם.

4. ליווי עד ליישום המלא: היתרון הגדול שלנו הוא ב"יום שאחרי". אנו לא רק עורכים את המכרז, אלא מלווים את הרשות בבחירת הספק, בפיקוח על איכות הסקר ובהטמעת ההמלצות הכלכליות שהופכות את ספר הנכסים למקור הכנסה בלתי נדלה.

ביטוח נכסי רשויות

שווי נכסי המקרקעין והתשתיות המוניציפליות ברשויות המקומיות נאמד בסכומים גדולים מאוד. לפגיעה בהם עלולה להיות השפעה ניכרת על מצבה הכלכלי של הרשות המקומית. כפי שקבע מבקר המדינה, על הרשות לנקוט בפעולות לשמירה על נכסיה על פי כל דין, באמצעות היערכות פיננסית. הביטוח מאפשר לרשות המקומית לעמוד בחובתה להגן על נכסיה, באמצעות קבלת פיצוי שישמש, לכל הפחות, למימון הקמתם המחודשת (קימום). רכישת כיסוי ביטוחי מתאים מחייבת היערכות מקצועית, ובכלל זה ניהול ספר נכסים, ושערוכם על פי ערך הכינון שלהם. בנוסף, ביצוע הערכת סיכונים, ביצוע מכרז ביטוח, ועמידה בתנאי הפוליסה. אלא שאי-ביצוע סקר נכסים תקופתי, אי עדכון נכסים, והיעדר ממשק בין הקצאת הנכסים לבין תחום ההנדסה והביטוח, מוביל לביטוח חלקי או חסר של נכסים ותשתיות.

משרד עורכי הדין וולר ושות' הוא בין המשרדים המובילים והמוערכים בישראל בתחום הרשויות המקומיות, והוא מייעץ ומלווה לעיריות, מועצות מקומיות ואזוריות, תאגידים עירוניים ועמותות עירוניות. למידע נוסף, התייעצויות, ליווי, ייצוג או פעולות לתיקון ליקויים – צרו קשר עם עורך דין רשויות מקומיות מומחה.