עמידה בזמנים בהגשת הצעה במכרז

מאות, ואולי אלפי פעמים, אנחנו אומרים ללקוחותינו, להקפיד על עמידה בזמנים, בהגשת הצעות במכרזים. אנחנו מדגישים שיש להתייחס לפעולה של הגשת ההצעה במכרז בזמן, באותה הרצינות והקפדנות, של הכנת ההצעה. כדאי מאד לא לזרוק לפח את שעות העבודה ואת ההוצאות הכספיות הכבדות של הכנת ההצעה, רק בגלל שליח או עובד, שלא איתר בזמן את תיבת ההצעה.

גישת בתי המשפט, באופן כמעט עקבי, קובעת כי הצעה שהוגשה באיחור, ולו קל – לא תדון ולא תשתתף במכרז. זאת, לאור הצורך במניעת תחבולה מצד מציעים (דוגמת – הדלפת הצעת המחיר למציע אחר, סימון מעטפת המכרז), השמירה על ההגינות והשמירה על עיקרון השוויון. מתן פתח להקלות במועד הגשת ההצעה, שלא בשל נסיבות חריגות ביותר, דוגמת כח עליון או טעות של וועדת המכרזים (המצריכות עיון כלשעצמן), עלולה להוות “מדרון חלקלק”, שאחריתו אינו ידוע (וראה: עע”מ 2696/06 מדינת ישראל נ’ ראמי ג’מיל חרכוש). במילים אחרות: ככלל, מעטפה שלא נמצאה בתיבת המכרזים, מכל סיבה שהיא, במועד האחרון – הרי שהועדה לא תדון בה. עמידה בזמנים!

המלצות חיוניות:

ללקוחותינו הניגשים למכרזים:

אנחנו ממליצים לראות את הנחת ההצעה בתיבת המכרזים, כחלק מהותי, מתמשך ובלתי נפרד, מעצם ההכנה של מסמכי המכרז. עמידה בזמנים היא קריטית במכרז. אנחנו ממליצים ללקוחותינו למנות עובד או מנהל בכיר מטעמו, שיהיה אחראי להנחת ההצעה, ולא להעביר אותה בידי שליח.

עוד אנחנו ממליצים, לתכנן מראש, ולהקדים את מועד הנחת ההצעה בתיבת המכרזים, בשעתיים עד שלוש שעות לפני המועד האחרון: ניסיון החיים ו”חוק מרפי” מראים כי תמיד יהיו פקקי תנועה, תאונת דרכים, לא תהיה חניה קרובה לבניין, לבניין יהיו מספר כניסות או פתחים, השומר בכניסה וסידורי האבטחה יהיו הנוקשים ביותר בדיוק באותה השעה (או שבדיוק יהיה חפץ חשוד), השליח יופנה לאגף הלא נכון, ותמיד תיבת המכרזים (או תיבות המכרזים) תהיה הרחוקה ביותר, ומסומנת ברשלנות.

עוד אנחנו ממליצים להצטייד במספר הטלפון של הנציג האחראי במכרז, לכל בירור אליו יידרשו לקוחותינו. בנוסף, אנחנו ממליצים כי מניח המעטפה בתיבת המכרזים, אף יצלם את עצמו ואת מעטפת ההצעה, ממש בעת שהיא מוכנסת אל תוך תיבת המכרזים.

ללקוחותינו שהם משרדי ממשלה, רשויות מקומיות, ותאגידים עירוניים:

ראשית, יש לוודא כי תיבת המכרזים, מוצבת במקום המיועד לה, נעולה, מסומנת ומשולטת בבירור בכיתוב בעברית “תיבת המכרזים” (ואף מומלץ בשפה האנגלית והערבית). עוד מומלץ לוודא כי פרטי הנציג האחראי על המכרז, מעודכנים ומופיעים במסמכי המכרז, ואותו גורם נגיש וזמין, ביום האחרון להגשה (ולא נמצא ביום חופש, חופשת מחלה וכו’).

לעיתים נדרשת החתמת המעטפה ע”י נציג הרשות טרם הכנסת המעטפה לתיבת המכרזים. זאת, כהוכחה להגשת ההצעה טרם המועד האחרון. על הרשות לוודא כי הנציג החותם זמין, נמצא במקום המיועד לו, מצויד בחותמת המתאימה, בקיא ומתודרך בהנחיות ובדרישות החוק והפסיקה. בנוסף, אנו ממליצים לסמן בבירור הן את מיקום תיבת המכרזים והן את תיבת המכרזים עצמה, למניעת כל אי הבנה וכל שגגה של מצד הרשות.

שירותי עורך דין מכרזים

מנסיוננו, כעורכי מכרזים עבור גופים ציבוריים, כחברים בוועדות מכרזים, וכיועצים משפטיים לחברות עסקיות המתמודדות במכרזים, הדרך הנכונה ביותר להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז (ולהגן על הזכיה), היא להסתייע, כבר מההתחלה, בשירותי עורך דין בתחום דיני המכרזים.

משרד עורכי דין וולר ושות’ מעניק את השירותים הנחוצים והנדרשים, לצורך הגשת המענה למכרז, ולצורך הגדלת סיכויי הזכיה: בדיקת מסמכי המכרז, בדיקת תנאי הסף (והשגה עליהם, במידת הצורך), ניסוח שאלות הבהרה, איסוף המסמכים הנדרשים, בדיקת הערבות הבנקאית, בדיקת ההצעה במכרז, אימות חתימה על מסמכים. בנוסף, משרדנו מסייע לערער או להגן על תוצאות זכיה של מתמודדים, באמצעות בדיקת מעטפות ההצעות שהוגשו במכרז ואיתור ליקויים ופגמים אצל המתחרים, דרישה או עתירה לביטול זכיה, וייצוג בשימועים. צרו קשר עכשיו, ונשמח לסייע.