מפגש מציעים במכרז

מכרזים ציבוריים רבים (בעיקר במכרזים שנושאם בינוי, שיפוצים ותשתיות), כוללים דרישה למפגש מציעים. מפגש זה, שלעיתים מכונה “סיור מציעים”, “סיור קבלנים”, “כנס ספקים” או “מפגש הבהרות”, מיועד להשגת מספר מטרות שונות:

• להסביר ולאפשר למציעים הפוטנציאליים, דברים שקשה להסבירם בכתב (כגון הסבר בדבר פני השטח שבו אמורה להתבצע העבודה, מגבלות, אפיונים מיוחדים וכו’). ידע זה חיוני לצורך תמחור מדויק יותר של ההצעות ולהפחתת הסיכונים הכרוכים באי ודאות.
• לאפשר למציעים פוטנציאליים לשאול שאלות ולהעיר הערות, באופן שיאפשר לעורך המכרז להבהיר ולתקן את מסמכי המכרז.
• כאשר מדובר בהתקשרות מורכבת, בהתקשרות שלרשות אין לגביה מומחיות או בהתקשרות שנעשית לראשונה, קיימת חשיבות רבה לשיתוף גורמי שוק (באמצעותם יכולה הרשות לאתר פגמים בעיצוב המכרז, לאתר דרישות שאינן נחוצות, לאתר דרישות שאינן כדאיות במונחי עלות־תועלת וכיוצ”ב). לעזרה וייעוץ מאת עורך דין מכרזים, צרו קשר.

חסרונות מפגש מציעים

• כפי שמציין דקל (מכרזים, כרך א’, 2004) נוכחותם של המציעים הפוטנציאליים, מרתיעה בדרך כלל מפני דיון פתוח וגלוי. כל מציע פוטנציאלי המנצל את זכות הדיבור מודע לכך שבדבריו הוא עלול לחשוף מידע שלא היה רוצה לחשוף בפני מתחריו.
• המפגש אינו יעיל, שכן אליו מגיעים נציגי המציעים, שחלקם רואים את מסמכי המכרז בפעם הראשונה, חלקם טרם ראו את מסמכי המכרז כלל. בחלק לא מבוטל מהמקרים, המשתתפים הנם נציגים זוטרים מצד המציע הפוטנציאלי.  
• שאלות בעל פה מצד המציעים הפוטנציאליים, שלא תמיד מקבלות ביטוי במסמך ההבהרות ו/או בפרוטוקול המפגש. דבר זה עלול להוביל לאי-הבנות, לניצול לרעה מצד המציעים, לסתירות ביחס לנוסח המכרז, וכו’.
• הזדמנות למפגש, העלול להוביל לתיאום אסור בין מציעים (ראו כאן את המאמר “תיאום הצעות במכרז“).

מה ההבדל בין מפגש מציעים לבין סיור קבלנים?

מפגש מציעים הוא אירוע המתקיים בין המזמין למציעים הפוטנציאליים, במטרה להציג את פרטי המכרז, לענות על שאלות ולהבהיר את הדרישות. סיור קבלנים, לעומת זאת, מתמקד בביקור באתר העבודה במטרה לאמוד את תנאי השטח ולבחון את האתגרים שעלולים להתעורר במהלך הביצוע.

פרוטוקול המפגש

על עורך המכרז לתעד את מפגש המציעים בפרוטוקול מפורט. פרוטוקול זה צריך לכלול את שם עורך המפגש, רשימת המשתתפים, את כל המידע שנמסר במהלך המפגש, לרבות שאלות שנשאלו ותשובות שניתנו (ככל שניתנו). הפרוטוקול מהווה חלק בלתי נפרד ממסמכי המכרז ומחייב את הצדדים. לרוב, מחייבים עורכי המכרז צירוף של הפרוטוקול למסמכי ההגשה, כשהוא חתום על ידי המציע.

היבטים מעשיים של ניהול מפגש מציעים/ סיור קבלנים

תכנון מוקדם

תכנון מדוקדק של מפגש המציעים/ סיור הקבלנים הוא קריטי להצלחתם. על עורך המכרז להכין מראש את סדר היום המפורט, מצגת או חומרים כתובים להעברת מידע, רשימת נקודות חשובות להדגשה, ואת מסלול הסיור.

בחירת המיקום והעיתוי

יש לבחור מיקום ברור ונגיש להתכנסות המציעים. יש לתכנן את המסלול כך שיכסה את כל הנקודות הקריטיות של הפרויקט. על עורך המכרז לקבוע את הסיור במועד שיאפשר למציעים מספיק זמן לעבד את המידע, ולהכין שאלות הבהרה נוספות לפני מועד הגשת ההצעות.

ניהול הדיון והשאלות במהלך המפגש

במהלך המפגש, על עורך המכרז לנהל את הדיון באופן מקצועי ואובייקטיבי. יש להקפיד על מתן הזדמנות שווה לכל המשתתפים לשאול שאלות; להימנע ממתן מידע סלקטיבי או העדפת מציע מסוים; ולתעד במדויק את כל השאלות והתשובות.

יש לציין כי במהלך מפגש מציעים, עשויות לעלות שאלות מורכבות או בלתי צפויות. במקרים כאלה, מומלץ להודות כי הנושא דורש בדיקה נוספת, לתעד את השאלה במדויק, ולהתחייב למתן מענה בכתב.

מעקב ופרסום מידע

לאחר המפגש, יש לפעול במהירות לפרסום פרוטוקול מלא. יש לוודא כי כל מידע מהותי שנמסר או שנשאל על ידי המציעים הפוטנציאליים, נבדק על ידי הגורמים המקצועיים השונים במציע (לדוגמה – מהנדס, מנהל הפרויקט, עו”ד, יועץ ביטוח, יועץ בטיחות וכו’), ולאחר אישורם – נשלח למשתתפים ו/או עולה לאתר האינטרנט של הגוף עורך המכרז.

השתתפות במפגש מציעים – האם תנאי סף?

ההשתתפות במפגש מעין זה, לעיתים מוגדרת לעיתים כתנאי סף, אולם לעיתים כדרישה שאינה מהווה תנאי סף. במקרים אחרים, נמצאות סתירות או אי-בהירויות בנוסח המכרז, לגבי אופן ההשתתפות במפגש. עתירות מינהליות מהשנים האחרונות, בוחנות את לשון המכרז, את המקום בו נכתבה (לדוגמה האם תחת הכותרת “תנאי סף” או במקום אחר), את הסנקציה כנגד אי ההשתתפות (לדוגמה – פסילת ההצעה במכרז), את קיום דרישת ההוכחה להשתתפות (המצאת פרוטוקול סיור מציעים חתום במסגרת מסמכי ההצעה, שליחת הפרוטוקול למציעים), את בעל התפקיד הרלוונטי מצד המציע, וכיוצ”ב. 

וראו: עת”מ (מרכז) 25611-05-14 יצחק רוזנר נ’ עיריית נתניה [פורסם בנבו]; ת”מ (מרכז) 38749-02-15 תיור וסיור הגליל ח.ס בע”מ נ’ עיריית כפר קאסם ואחרים.

מסקנות עבור לקוחותינו – גופים ציבוריים:

מפגש מציעים אינו מומלץ. ככל שניתן יש להימנע ממנו. מניסיוננו, עצם קיומו מקשה על ניהול ההליך המכרזי, מסרבל ומאריך אותו, והוא פתח אפשרי לכשלים ולשיקולים זרים מצד גורמים שונים בגוף הציבורי עצמו. הוא גם מאפשר תיאומים אסורים, מצד המציעים. בכל מקרה, הוא אינו מסייע או תורם לניהול ההליך המכרזי. 

• ניתן לבחון שימוש בעזרים טכנולוגיים שונים (צילומים, VR, הדמיות וכו’), כתחליף. 
• אם יוחלט לערוך מפגש מציעים, מומלץ שהמפגש לא יסווג כתנאי סף.
• מומלץ לבחון אפשרויות שונות לפיצול המפגשים, על מנת למנוע את היוועדות כלל המציעים הפוטנציאליים זה עם זה.
• מומלץ לאפשר לרשות, לפי שיקול דעתה הבלעדי, לערוך מפגשים נוספים, במקרים בהם עולה הצורך בכך, במקרים בהם חלים שינויים בתנאי המכרז, או במקרים בהם יש צורך להרחיב את מספר המשתתפים. 
• יש להעניק פרק זמן סביר, לשאלות הבהרה בכתב מצד המציעים, ולמענה עליהם. 
• שלא לענות על שאלות מהותיות, אלא על שאלות טכניות בלבד: במקביל, יש לקבוע, במסמכי המכרז, כי המענה שיחייב את הרשות, יהיה אך ורק בכתב.  
• ככל שבעקבות מפגש המציעים תערוך הרשות שינויים במסמכי המכרז, ההבהרה, וכן מסמכי המכרז המעודכנים, יופצו באתר האינטרנט הרשותי; לכל רוכשי המכרז; לכל משתתפי מפגש המציעים; וככל שידוע לרשות – לכל מי שהביע התעניינות.
• פרוטוקול מפגש המציעים, יישלח באופן נסתר (ללא חשיפת זהות המשתתפים).

עורך דין מכרזים מומחה

משרד עורכי דין וולר ושות’ הוקם בשנת 1998, והוא מדורג כאחד המשרדים המובילים, בדירוג BDI. לאורך כל שנות פעילותו מקפיד המשרד להעניק שירות משפטי, מיומן, איכותי ומקצועי, בתחום דיני המכרזים, לרשויות מקומיות, תאגידים עירוניים, חברות פרטיות וציבוריות. עו”ד רועי וולר נחשב כעורך דין מכרזים מומחה, והוא מלווה רשויות מקומיות, ועדות מכרזים, ומציעים במכרזים מורכבים. לכל שאלה ובעיה, צרו קשר.