ניתוח SWOT בהגשת הצעה במכרז

עולם המכרזים הוא תחרותי מטבעו. הגשת הצעה מנצחת מחייבת הבנה מעמיקה של המצב הנוכחי של החברה, היתרונות והחסרונות שלה, וכן הזדמנויות ואיומים בסביבה החיצונית. ניתוח על פי מודל SWOT הוא כלי שימושי להערכת המצב התחרותי והאסטרטגי של מתמודד, של חברה או של פרויקט, שמעוניינים להשתתף במכרז. הניתוח מאפשר לחשוף את החוזקות, החולשות, ההזדמנויות והאיומים של המתמודד הפוטנציאלי עצמו, ושל יתר המשתתפים במכרז, ולהשוות אותם לדרישות ולתנאים של המכרז. באמצעות ניתוח SWOT, ניתן להבחין באיזה אזורים יש להשתפר, אילו יתרונות יש להדגיש, אילו הזדמנויות יש לנצל, ומה האיומים עמם יש להתמודד. הניתוח מתבסס על ארבעה גורמים: חוזקות, חולשות, הזדמנויות ואיומים. חוזקות וחולשות הן גורמים פנימיים, שניתן לשלוט בהם או לשפר אותם. הזדמנויות ואיומים הן גורמים חיצוניים, שאינם תלויים בחברה או בפרויקט, אלא בשוק, בתחרות, בחוקים, בטכנולוגיה ועוד.

ניתוח SWOT לקראת הגשת הצעה במכרז

מודל SWOT (ראשי תיבות Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) הינו כלי המיועד לניתוח האסטרטגיה הארגונית, ולשקלול הגורמים המקיפים אותו. ניתוח לפי מודל SWOT  מאפשר למתמודד פוטנציאלי במכרז, לתכנן ולגבש את האסטרטגיה בהתמודדות המכרזית. על מנת לתכנן ביעילות את ההגשה במכרז, את ההתמודדות ואת האפשרות לתת שירותים לעורך המכרז, יש צורך להפוך את החולשות לנקודות של עוצמה, ואת האיומים – להזדמנויות.

לשימוש במודל SWOT בהקשר המכרזי, קיימים מספר יתרונות. ראשית, פשטות ונגישות: המודל קל להבנה וליישום, מה שהופך אותו לכלי נגיש לארגונים מכל הגדלים והסוגים. שנית, ראייה הוליסטית: המודל עשוי לספק תמונה מקיפה של המצב הפנימי והחיצוני של החברה. שלישית, שיפור בקבלת החלטות: מסייע למקבלי ההחלטות להבין טוב יותר את הסביבה העסקית ולקבל החלטות מושכלות יותר. ורביעית, זיהוי הזדמנויות לשיפור: מסייע בזיהוי תחומים הדורשים שיפור ופיתוח בארגון.

חוזקות (Strengths)

החוזקות מתייחסות ליתרונות הפנימיים של החברה, אשר מעניקים לה יתרון תחרותי על פני מתמודדים אחרים במכרז. הבלטת היתרונות הייחודיים של החברה ביחס למתחרים – רקע מקצועי, ניסיון, יכולות, איכות, שביעות רצון בפרויקטים קודמים, היכרות עם הגוף עורך המכרז, אנשי הצוות, השכלה, איתנות פיננסית וכו’.

זיהוי החוזקות:

1. מיקוד בתחומי המצוינות: יש להדגיש בהצעה את התחומים בהם החברה מצטיינת ולהציג כיצד אלו יתרמו לביצוע מוצלח של הפרויקט.
2. ניסיון קודם: בחינת פרויקטים דומים שהחברה ביצעה בעבר, תוך דגש על הצלחות משמעותיות.
3. צוות מקצועי: הערכת המומחיות והכישורים של אנשי המפתח בחברה.
4. טכנולוגיה מתקדמת: זיהוי יתרונות טכנולוגיים ייחודיים שיכולים לתרום לביצוע הפרויקט.
5. יציבות פיננסית: בחינת המצב הפיננסי של החברה והיכולת לעמוד בדרישות הכלכליות של המכרז.
6. מוניטין: הערכת המוניטין של החברה בתחום הרלוונטי למכרז.

ניצול החוזקות בהצעה:

• הדגשת ניסיון רלוונטי: פירוט מקיף של פרויקטים דומים, תוך הצגת תוצאות מדידות והמלצות מלקוחות.
• הצגת הצוות המקצועי: הכללת קורות חיים מפורטים של אנשי המפתח, תוך הדגשת ניסיונם הרלוונטי.
• תיאור יתרונות טכנולוגיים: הסבר ברור כיצד הטכנולוגיה של החברה תתרום לביצוע יעיל ואיכותי של הפרויקט.
• הצגת נתונים פיננסיים: שילוב דו”חות כספיים ונתונים המעידים על יציבות פיננסית.
• שילוב המלצות ותעודות הערכה: הכללת מכתבי המלצה ותעודות הוקרה מלקוחות קודמים.

חולשות (Weaknesses)

החולשות הן מאפיינים פנימיים שליליים או מגבלות של החברה. אלו הם תחומים בהם הארגון נופל מאחור ביחס למתחריו או אספקטים הדורשים שיפור. חולשות עשויות לכלול מחסור במשאבים, טכנולוגיה מיושנת, מוניטין שלילי או תהליכים לא יעילים. חולשות אלו עשויות להיות היקף ניסיון קטן, יעילות, אמינות או ניסיון רע, מדדי ביצוע, מרחק וכו’. שימוש בהבנה של החולשות לפיתוח אסטרטגיית תמחור תחרותית במכרז, או לחיזוק נקודות נוספות.

זיהוי החולשות:

1. חוסר ניסיון בתחומים ספציפיים: זיהוי תחומים בהם לחברה אין ניסיון מספק ביחס לדרישות המכרז.
2. מגבלות כוח אדם: הערכת היכולת לספק את כוח האדם הנדרש לפרויקט.
3. מגבלות טכנולוגיות: זיהוי פערים טכנולוגיים ביחס לדרישות המכרז.
4. אתגרים לוגיסטיים: בחינת היכולת להתמודד עם דרישות גיאוגרפיות או לוגיסטיות של הפרויקט.
5. מגבלות תקציביות: הערכת היכולת להתחרות מבחינה כלכלית מול מתמודדים אחרים.

התמודדות עם החולשות:

• תכנית להשלמת פערי ידע: הצגת תכנית מפורטת להכשרת עובדים או גיוס מומחים חיצוניים.
• שיתופי פעולה אסטרטגיים: הצעת שיתופי פעולה עם חברות משלימות לכיסוי תחומי חולשה.
• השקעות טכנולוגיות: תיאור תכניות להשקעה בטכנולוגיות חדשות הנדרשות לפרויקט.
• פתרונות לוגיסטיים יצירתיים: הצגת פתרונות חדשניים להתמודדות עם אתגרים לוגיסטיים.
• הצעת מודל כלכלי יעיל: פירוט כיצד החברה מתכוונת לספק ערך מוסף למרות מגבלות תקציביות.

הזדמנויות (Opportunities)

הזדמנויות הן גורמים חיצוניים שהחברה יכולה לנצל לטובתה בהגשת ההצעה למכרז.

זיהוי הזדמנויות:

1. שינויים בשוק: בחינת מגמות חדשות בתחום הרלוונטי למכרז.
2. התפתחויות טכנולוגיות: זיהוי טכנולוגיות חדשות שיכולות לשפר את ביצוע הפרויקט.
3. שינויים רגולטוריים: הערכת השפעת שינויים בחקיקה או ברגולציה על הפרויקט.
4. צרכים חדשים של הלקוח: זיהוי צרכים לא מוצהרים של מפרסם המכרז.
5. שיתופי פעולה אפשריים: בחינת אפשרויות לשיתופי פעולה עם חברות משלימות.

ניצול הזדמנויות בהצעה:

• הצגת פתרונות חדשניים: שילוב רעיונות חדשניים המבוססים על מגמות שוק עדכניות.
• הדגשת יתרונות טכנולוגיים: הצעת שימוש בטכנולוגיות מתקדמות שיכולות לשפר את ביצוע הפרויקט.
• התאמה לדרישות רגולטוריות: הדגשת היכולת לעמוד בדרישות רגולטוריות חדשות.
• הצעת ערך מוסף: הכללת פתרונות לצרכים לא מוצהרים של הלקוח.
• הצגת יתרונות שיתופי פעולה: תיאור כיצד שיתופי פעולה יתרמו לביצוע מיטבי של הפרויקט.

איומים (Threats)

איומים הם גורמים חיצוניים שעלולים לפגוע בסיכויי הזכייה במכרז או בהצלחת הפרויקט. אלו הסכנות הנמצאות בסביבה החיצונית, שאינן בשליטתכם. לדוגמה, ציוד או כלים חדשים, טכנולוגיות שטרם אימצתם, מגמת היחלשות, מספר המתמודדים בתחום ההתמחות שלכם, וכו’.

זיהוי איומים:

1. תחרות מוגברת: הערכת היכולות של מתחרים פוטנציאליים.
2. שינויים כלכליים: בחינת השפעות אפשריות של תנודות בשוק על הפרויקט.
3. שינויים טכנולוגיים מהירים: זיהוי סיכונים הקשורים להתיישנות טכנולוגית.
4. סיכונים תפעוליים: הערכת סיכונים הקשורים לביצוע הפרויקט בפועל.

התמודדות עם איומים:

• אסטרטגיית תמחור תחרותית.
• תכנית ניהול סיכונים: הכללת תכנית מפורטת להתמודדות עם סיכונים כלכליים.
• גמישות טכנולוגית וארגונית: הצגת יכולת להתאים את הפתרונות הטכנולוגיים או האירגוניים, לשינויים מהירים.
• תכנית גיבוי: פירוט תכניות חלופיות להתמודדות עם תרחישים שונים.

הסקת מסקנות

ניתוח SWOT הוא כלי. מטרתו להסיק מסקנות לגבי ההתמודדות במכרז (ובכלל – אסטרטגיה עסקית). לאחר שהניתוח מבוצע, יש לעשות שימוש בגורמים המרכיבים את ניתוח ה-SWOT לגיבוש אסטרטגיות פעולה ממוקדות, למכרז. ניתן להתאים בין חוזקות להזדמנויות: חוזקות החברה ישמשו לניצול ההזדמנויות החיצוניות במכרז. ניתן גם לנקוט באסטרטגיה של זכיה במכרז, לצורך ניצול הזדמנויות שיכולות לנטרל את חולשת הארגון (לדוגמה – יצירת שיתופי פעולה, מוניטין חיובי וכו’). הסקת מסקנות נכונה מניתוח SWOT היא קריטית להכנת הצעה למכרז שלא רק עונה על דרישות הלקוח, אלא גם מציגה את החברה כבחירה האופטימלית לביצוע הפרויקט.

חשוב לזכור כי ניתוח SWOT אינו תרגיל חד-פעמי, אלא תהליך מתמשך שיש לבצע לאורך כל שלבי הכנת ההצעה והפרויקט עצמו. גישה דינמית זו מאפשרת התאמה מתמדת לשינויים בסביבה העסקית ובצרכי הלקוח, ומבטיחה שההצעה והפרויקט יישארו רלוונטיים ותחרותיים לאורך זמן.

כיועצים משפטיים לחברות המתמודדות במכרזים, וכיועצים משפטיים לגופים ציבוריים, יש למשרד עו”ד וולר ושות’ ניסיון רב-שנים בתחום דיני המכרזים. הערך המוסף של המשרד איננו רק בתחום המשפטי, אלא בניסיון הניהולי המקיף של עורכי הדין בצוות המשרד, במשך עשרות שנים. נשמח לעזור לכם בהתייעצות, חשיבה, בהיערכות למכרזים ובהתמודדות. צרו קשר, עכשיו.