top image

איך מכינים הצעה למכרז ?

וולר ושות משרד עורכי דין מכרזים ציבוריים, צ'ק ליסט

בכל שנה, רשויות המדינה מבצעות התקשרויות, בתחומים הדרושים להם, בהיקפים הנאמדים במאות מיליארדי ₪. במרבית המקרים, ההתקשרויות נעשות בדרך של פרסום מכרז, משמע פניה פומבית, יזומה, של הגוף, אל כלל העסקים והארגונים, לשם מתן שירותים לאותו הגוף, בתנאים הטובים ביותר עבור הגוף המפרסם. יש לשים לב כי מדובר בתנאים הטובים והמשתלמים ביותר – אך לא תמיד הזולים ביותר עבור אותו הגוף.

התקשרות עם גוף ציבורי, מהווה הזדמנות עסקית, הרחבת בסיס הלקוחות, ועוגן להכנסה בטוחה וקבועה מהגוף הציבורי. פעמים רבות, עצם ההתקשרות עם הגוף הציבורי אף מהווה מעין “תעודת מצויינות” והכרה ביכולותיו ואיתנותו של הגוף העסקי. לפיכך, עסק המעוניין להתקשר עם גוף ציבורי במכרז, צריך להכיר את ההליך המכרזי, את הכללים המנחים, את זכויותיו בהליך, ולהיערך לכך בצורה המיטבית.

פעמים רבות אנו נתקלים במציעים, הניגשים למכרז ללא ניסיון וללא ידע, ולאחר ששילמו את דמי ההשתתפות ולעיתים את הערבות, מוצאים את עצמם נפסלים רק בשל טעויות טכניות או טעויות פרוצדוראליות, ורואים כיצד מציעים אחרים, הבקיאים בדיני המכרזים ובאופן הגשת ההצעות, זוכים.

מנסיוננו, כעורכי מכרזים עבור גופים ציבוריים, כחברים בוועדות מכרזים, וכיועצים משפטיים לחברות עסקיות המתמודדות במכרזים, הדרך הנכונה ביותר להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז (ולהגן על הזכיה, במקרה של ניסיון לפסול אתכם), היא להסתייע, כבר מההתחלה, בשירותי עו”ד המתמחה בתחום דיני המכרזים. עד אז, הכנו עבורכם צ’ק ליסט קצר, שיוכל לסייע לכם בהגשת הצעתכם למכרז:

קריאה והבנה:

  • קראו בעיון רב את מסמכי המכרז ואת הסכם ההתקשרות. נסו להבין לעומק, מה מבקש לקבל, עורך המכרז, בהתקשרות זו, וכיצד תוכלו לשפר את סיכוייכם במכרז.
  • התמקדו בתנאי הסף הנדרשים למכרז: תנאי סף גלויים (ונסתרים).
  • נסו לאתר את הנתונים הנדרשים לכם: מידע תכנוני, מידע עסקי, מידע טכני או הנדסי, מידע כלכלי, מידע מהתקשרויות קודמות או נוכחיות של הגוף המפרסם, מידע על מוסר התשלומים של הגוף המפרסם, פסקי דין ועוד.
  • התייעצו עם אנשי המקצוע הנדרשים.
  • המלצה: הדפיסו את המסמכים, סמנו והדגישו את דרישות הסף ואת התנאים המקצועיים והמנהליים, את דרך ההוכחה והאסמכתאות הנדרשות, את המידע הדרוש ואת המועדים השונים, עבור כל שלב בהליך המכרזי ובהתקשרות.

התעוררו שאלות ? מצאתם סתירות או פגמים במסמכי המכרז ? גיליתם תנאי סף גבוהים מהנדרש, או שאינם רלוונטיים למכרז ? אתם חושדים שמדובר במכרז תפור ? פנו לעורך המכרז בדחיפות, בכתב, ובקשו לשנות את תנאי הסף במכרז.

יכולת עמידה בתנאי המכרז ובהתקשרות:

בדקו את עצמכם – האם ביכולתכם לעמוד בתנאי המכרז ? האם ההתקשרות המבוקשת רצויה לכם, מבחינה עסקית, כלכלית או אסטרטגית ? מה היתרונות היחסיים של העסק ? מה החולשות ? מה יתרונות המתחרים ? מה המחירים הממוצעים בשוק ? האם ביכולתכם לספק את השירותים הנדרשים, באופן מעולה, לאורך תקופת ההתקשרות ? האם התמחור, הוגן וסביר ? האם נדרשים לכם שיתופי פעולה עם בעלי מקצוע נוספים ? האם אתם מעוניינים להתקשר עם הגוף המפרסם ? מה ההכנסה ומה הרווח הצפוי ? אילו קשיים עלולים להיווצר במהלך תקופת ההתקשרות ?

מדדי בחינת ההצעה:

  • האם הבחירה כוללת מדדי איכות, או מבוססת על הצעת המחיר בלבד ?
  • במקרה בו הבחירה מבוססת על מדדי איכות – כיצד תוכלו להגדיל את הציון ברכיב האיכות ?
  • מומלץ לערוך סימולציות – כיצד ניתן יהיה להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז, בכל תמחור מוצע ?
  • כיצד ניתן יהיה לתת מענה, להצעות חריגות של המתחרים ?

יש לבדוק ולבחון את המדדים השונים, את אופן קביעתם במסמכי המכרז, ואת המשקל של כל אחד מהם. בהתאם למדדים אלה, והיתרון היחסי של המציע, ניתן יהיה לערוך את ההצעה.

השתתפות במפגש מציעים:

ככל שנקבע בהליך המכרזי כי ייערך מפגש מציעים (לעיתים מכונה גם “סיור מציעים”), יש לוודא האם ההשתתפות בו הנה חובה. ככל שהמפגש הוא חובה, יש לוודא כי נוכחות הנציג נרשמה ותועדה על ידי עורך המכרז. מומלץ להעלות במפגש זה כל שאלה או השגה.

איסוף כלל המסמכים הנדרשים:

יש להקפיד הקפדה יתרה על צירוף כלל המסמכים שעורך המכרז ביקש. עורכי המכרזים ובודקי ההצעות, מקפידים על אופן הגשת ההצעות, ועל עמידת המציעים בכל תנאי המכרז. סטיה או השמטה במסמכים שנדרשו, עלולים אף להביא לפסילת ההצעה כולה, על הסף. מענה מדויק על דרישות עורך המכרז, והצעה שנערכה והוגשה באופן ברור נהיר ונעים לעין, מעידים רבות על איכות המציע ויכולתו לספק את השירותים הנדרשים. לרוב, הצעה מעין זו נוחה לעיונו של בודק המכרז, ועשויה לשפר את סיכויי המציע. הקדישו תשומת לב ל”פרטים הקטנים” !

  • בחנו את סוג המסמך הנדרש (מסמכי “מקור,” “נאמן למקור” או “העתק”, מסמכים על גבי נייר הלוגו של רו”ח), ועוד.
  • הקפידו על חתימות במקומות הנדרשים, אימותי חתימות (ככל שנדרשים).
  • הקפידו כי הרשיונות, ההיתרים, התעודות והמסמכים הנדרשים במסמך, יהיו בתוקף במועד האחרון להגשת ההצעות.
  • צרפו דף פרופיל המציע, בו ספרו על העסק, על ניסיונכם ועל התאמתכם המושלמת למתן השירותים.
  • במענה, עשו שימוש במונחים המקצועיים ובטרמינולוגיה, בהם עשה עורך המכרז שימוש.
  • בידכם ניסיון רחב מהנדרש מתנאי הסף ? הציגו והבליטו אותו במסמכי המכרז.
  • צרפו המלצות מלקוחות, תעודות השכלה, ניסיון, דוגמאות עבודה, אישורים, רישיונות, אישור רכישת מסמכי המכרז, פרוטוקול מפגש מציעים, ביטוחים, ערבות מכרז, מענה לשאלות הבהרה, הסכם ההתקשרות, וכל יתר המסמכים הנדרשים על ידי עורך המכרז.
  • ביטוחים: העבירו את טפסי הביטוח הנדרשים אל סוכן הביטוח, לעיונו ואישורו למול המבטח.
  • אל תתעצלו: כאשר נדרש מילוי טפסים וטבלאות במסמכי המכרז עצמם, אל תפנו את בודק המכרז, לנספחים שצרפתם. מלאו בכתב יד ברור את הנדרש, בטבלאות עצמן.

(במקרים רבים, עורך המכרז מפרסם טבלה של המסמכים הנדרשים להגשה – יש לסמן ולוודא כי כל המסמכים צורפו. במקרה שלא הוכנה טבלה, מומלץ לערוך רשימת מסמכים מסודרת להגשה, מתוך הוראות המכרז).

ערבות מכרז:

אין לערוך כל שינוי, בנוסח הערבות שנדרשה על ידי עורך המכרז. על הנוסח להיות זהה לחלוטין, לנוסח המפורסם. יש להקפיד על התאריכים, על שם המשתתף ופרטיו המלאים, הסכומים הנדרשים, ופרטי ההצמדה למדד. הקפידו כי גם הבנק, המוציא את ערבות המכרז, לא ערך בה כל שינוי. פסיקות בתי המשפט מחמירות מאד ביחס לנוסח הערבות, ולרוב קובעות כי, כל שינוי ביחס לנוסח שנדרש (ואף נוסח המיטיב עם הגוף המפרסם), עלול לפסול על הסף את ההצעה. התעוררה שאלה – יש לפנות לעורך המכרז, בכתב. הקפידו לצרף את ערבות המכרז המקורית למעטפת ההצעה (ושמרו בידכם את ההעתק).

חשוב: אם החלטתם לערער על החלטתה של וועדת המכרזים, מכל עילה שהיא, טרם הכרזה על זוכה או לאחריה, אל תמשכו ואל תקבלו לידיכם את ערבות המכרז. משתתף שעשה כך, מגלה בכך דעתו כי הוא רואה עצמו כמי שיצא מן המשחק, ולא יוכל לערער על תוצאות המכרז.

הכנת חוברת ההצעה להגשה:

הכינו את מעטפת המסמכים הנדרשים להגשה: הדפיסו את המסמכים הנדרשים, קבלו את המסמכים הנדרשים לכם מהיועצים שלכם (סוכן הביטוח, רו”ח), עימדו ותייגו את המסמכים, הכניסו את ערבות המכרז המקורית, את הקבלה על רכישת המכרז, בדקו כיצד יש להגיש אותם (מספר המעטפות, מספר העותקים וכו’). יש מציעים המעדיפים לכרוך את ההצעה – אולם מניסיוננו, זה רק גורם לבודקי המכרז טרחה מרובה…

סרקו ושמרו את העותק הסופי שבידיכם, טרם ההגשה.

עקבו אחרי הפרסומים השונים:

לעיתים קרובות, עורך המכרז מפרסם עדכונים, שינויים בתנאי הסף, שינויים בלוחות הזמנים, ביטול או השהיית ההליך המכרזי, מענה לשאלות הבהרה, ועוד. עקבו אחרי הפרסום באתר האינטרנט, בעיתונות היומית, באמצעות החברה למשק וכלכלה של השלטון המקומי, או באמצעות הדוא”ל.

עדכנו את הממליצים מטעמכם:

צרפתם רשימת ממליצים, שקיבלו מכם שירות איכותי ? מצויין. כעת, עדכנו אותם על צירוף שמם ופרטיהם למכרז שהגשתם, ודאגו שיהיו מודעים לאפשרות קבלת פניה. רוצים להדגיש נקודת חוזק אצלכם, או להפחית מנקודה הטעונה שיפור – בקשו מהממליצים לציין נקודות אלו בפני וועדת המכרזים.

הגישו את הצעתכם בזמן:

עמדו בלוחות הזמנים הנקוב במכרז ! הקפידו להיערך להגיע למקום ההגשה, לפני המועד האחרון, הניחו את המסמכים בתוך תיבת המכרזים המתאימה, קבלו אישור (אם נדרש) לעצם הגשת ההצעה. הצעה שתוגש לאחר המועד האחרון, ולו במעט – במרבית המקרים תפסל על הסף, ולא תובא לדיון.

היערכו לראיון בפני וועדת המכרזים:

במכרזים רבים, ניתן משקל לרכיב האיכות, הכולל ראיון של וועדת המכרזים עם מנהל המציע (ולעיתים עם מנהלים מטעמו), הכנת מצגות, הצגת מתודולוגיה, תכניות עבודה, מענה לשאלות וכו’. לראיונות אלו משקל רב, וביכולתם להטות את הכף לטובתכם. פעמים רבות מוכרזים זוכים במכרז, על סמך יתרון של שברירי נקודות בלבד. לפיכך, מומלץ להיערך ולתרגל את המשתתפים המיועדים בראיון, לערוך סימולציות של ההצגה העצמית, תחומי אחריות, שאלות ותשובות, מקרים ותגובות, וכו’. לראיונות הנערכים באמצעות היוועדות חזותית (זום), אנו ממליצים לבחור מבעוד מועד את המיקום המתאים בבית העסק, ולוודא שעומד לרשותכם סיוע טכני לתפעול המחשב, המיקרופון והמצלמה.   

עבדו מהר: 

החלטתם להשיג על תנאי סף במכרז ? אתם סבורים שמדובר במכרז תפור ? לא מאפשרים לכם את מימוש זכות העיון בהצעות יתר המשתתפים ? החלטתם לערער על החלטת ועדת המכרזים ? אתם מבקשים לערוך שימוע בפני וועדת המכרזים, או להשיג על השימוע שנערך לכם ? מעוניינים לערער על ההמלצות לראש הרשות ? לעצור את הליכי המכרז או את הזכיה ? פעלו מהר ובנחישות. התייעצו במהירות עם עורך דין, העלו את טענותיכם בכתב בפני וועדת המכרזים, דרשו ועמדו על מלא זכויותיכם החוקיות: שיהוי בנקיטת פועל לרעתכם, ודי בכך כדי שבית המשפט לעניינים מנהליים ידחה את עתירכם.

 

כעורכי מכרזים עבור גופים ציבוריים, כחברים בוועדות מכרזים, וכיועצים משפטיים לחברות עסקיות המתמודדות במכרזים,יש לנו ניסיון עשיר וראיה רב-תחומית בתחום דיני המכרזים. מניסיוננו, הדרך הנכונה ביותר להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז (ולהגן על הזכיה, במקרה של ניסיון לפסול אתכם), היא להסתייע, כבר מההתחלה, בשירותי עו”ד המתמחה בתחום דיני המכרזים. נשמח לעזור לכם בהתייעצות, חשיבה, היערכות למכרזים, בהגשת שאלות לעורכי המכרזים, בהשגות, בשימועים ובהופעה בפני וועדות המכרזים, בייצוג ובערעורים. אנו זמינים לסייע, להתייעצות, לחשיבה משותפת, ולייצוג. צרו עמנו קשר עכשיו.

מובהר כי האמור לעיל, אינו מהווה חלופה לקבלת ייעוץ משפטי מקצועי מטעם עורך דין, אלא לידיעה כללית בלבד. מידע זה אינו מהווה מידע משפטי מחייב, ואין להסתמך עליו בשום צורה.

שתפו עם חברים