top image

איך מכינים הצעה למכרז?

איך מכינים הצעה במכרז, צ'ק ליסט הגשת הצעה במכרז, היערכות למכרזים ציבוריים

איך מכינים הצעה למכרז?

בכל שנה, רשויות המדינה מבצעות התקשרויות, בתחומים הדרושים להם, בהיקפים הנאמדים במאות מיליארדי ₪. במרבית המקרים, ההתקשרויות נעשות בדרך של פרסום מכרז, משמע פניה פומבית, יזומה, של הגוף, אל כלל העסקים והארגונים, לשם מתן שירותים לאותו הגוף, בתנאים הטובים ביותר. יש לשים לב כי מדובר בתנאים הטובים והמשתלמים ביותר – אך לא תמיד הזולים ביותר עבור אותו הגוף.

התקשרות עם גוף ציבורי, מהווה הזדמנות עסקית, הרחבת בסיס הלקוחות, ועוגן להכנסה בטוחה וקבועה מהגוף הציבורי. פעמים רבות, עצם ההתקשרות עם הגוף הציבורי אף מהווה מעין "תעודת מצויינות" והכרה ביכולותיו ואיתנותו של הגוף העסקי. לפיכך, עסק המעוניין להתקשר עם גוף ציבורי במכרז, צריך להכיר את ההליך המכרזי, את הכללים המנחים, את זכויותיו בהליך, ולהיערך לכך בצורה המיטבית.

פעמים רבות אנו נתקלים במציעים, הניגשים למכרז ללא ניסיון וללא ידע, ולאחר ששילמו את דמי ההשתתפות ולעיתים את הערבות, מוצאים את עצמם נפסלים רק בשל טעויות טכניות או טעויות פרוצדוראליות, ורואים כיצד מציעים אחרים, הבקיאים בדיני המכרזים ובאופן הגשת ההצעות, זוכים. מנסיוננו, כעורכי מכרזים עבור גופים ציבוריים, כחברים בוועדות מכרזים, וכיועצים משפטיים לחברות עסקיות המתמודדות במכרזים, הדרך הנכונה ביותר להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז (ולהגן על הזכיה), היא להסתייע, כבר מההתחלה, בשירותי עו"ד המתמחה בתחום דיני המכרזים. עד אז, הכנו עבורכם צ'ק ליסט קצר – איך מכינים הצעה למכרז?

קריאה והבנה:

  • קראו בעיון רב את מסמכי המכרז ואת הסכם ההתקשרות. נסו להבין לעומק, מה מבקש לקבל, עורך המכרז, בהתקשרות זו, וכיצד תוכלו לשפר את סיכוייכם במכרז.
  • התמקדו בתנאי הסף הנדרשים למכרז: תנאי סף גלויים (ונסתרים).
  • נסו לאתר את הנתונים הנדרשים לכם: מידע תכנוני, מידע עסקי, מידע טכני או הנדסי, מידע כלכלי, מידע מהתקשרויות קודמות או נוכחיות של הגוף המפרסם, מידע על מוסר התשלומים של הגוף המפרסם, פסקי דין ועוד.
  • התייעצו עם אנשי המקצוע הנדרשים.
  • המלצה: הדפיסו את המסמכים, סמנו והדגישו את דרישות הסף ואת התנאים המקצועיים והמנהליים, את דרך ההוכחה והאסמכתאות הנדרשות, את המידע הדרוש ואת המועדים השונים, עבור כל שלב בהליך המכרזי ובהתקשרות.
  • התעוררו שאלות? מצאתם סתירות או פגמים במסמכי המכרז? גיליתם תנאי סף גבוהים מהנדרש, או שאינם רלוונטיים למכרז? אתם חושדים שמדובר במכרז תפור? פנו לעורך המכרז בדחיפות, בכתב, ובקשו לשנות את תנאי הסף במכרז.

יכולת עמידה בתנאי המכרז ובהתקשרות:

טרם ההחלטה לגשת למכרז, אנו ממליצים ללקוחותינו לבדוק את עצמם. בין השאלות הנדרשות האם ביכולתכם לעמוד בתנאי המכרז? האם ההתקשרות המבוקשת רצויה לכם, עסקית, כלכלית או אסטרטגית? מה היתרונות היחסיים והחסרונות של העסק? מה יתרונות המתחרים? האם ביכולתכם לספק את השירותים הנדרשים, באופן מעולה, לאורך תקופת ההתקשרות? קיים צורך בשיתופי פעולה עם בעלי מקצוע נוספים? מה ההכנסה, מה הרווח הצפוי, והאם התמחור סביר? אילו קשיים עלולים להיווצר במהלך תקופת ההתקשרות?

מדדי בחינת ההצעה:

  • האם הבחירה כוללת מדדי איכות, או מבוססת על הצעת המחיר בלבד?
  • במקרה בו הבחירה מבוססת על מדדי איכות – כיצד תוכלו להגדיל את הציון ברכיב האיכות?
  • מומלץ לערוך סימולציות – כיצד ניתן יהיה להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז, בכל תמחור מוצע?
  • כיצד ניתן יהיה לתת מענה, להצעות חריגות של המתחרים?

יש לבדוק ולבחון את המדדים השונים, את אופן קביעתם במסמכי המכרז, ואת המשקל של כל אחד מהם. בהתאם למדדים אלה, והיתרון היחסי של המציע, ניתן יהיה לערוך את ההצעה.

השתתפות במפגש מציעים:

ככל שנקבע בהליך המכרזי כי ייערך מפגש מציעים (לעיתים מכונה גם "סיור מציעים"), יש לוודא האם ההשתתפות בו הנה חובה. ככל שהמפגש הוא חובה, יש לוודא כי נוכחות הנציג נרשמה ותועדה על ידי עורך המכרז. מומלץ להעלות במפגש זה כל שאלה או השגה.

איסוף כלל המסמכים הנדרשים:

יש להקפיד הקפדה יתרה על צירוף כלל המסמכים שעורך המכרז ביקש. עורכי המכרזים ובודקי ההצעות, מקפידים על אופן הגשת ההצעות, ועל עמידת המציעים בכל תנאי המכרז. סטיה או השמטה במסמכים שנדרשו, עלולים אף להביא לפסילת ההצעה כולה, על הסף. מענה מדויק על דרישות עורך המכרז, והצעה שנערכה והוגשה באופן ברור נהיר ונעים לעין, מעידים רבות על איכות המציע ויכולתו לספק את השירותים הנדרשים. לרוב, הצעה מעין זו נוחה לעיונו של בודק המכרז, ועשויה לשפר את סיכויי המציע. הקדישו תשומת לב ל"פרטים הקטנים" !

  • בחנו את סוג המסמך הנדרש (מסמכי "מקור," "נאמן למקור" או "העתק", מסמכים על גבי נייר הלוגו של רו"ח), ועוד.
  • הקפידו על חתימות במקומות הנדרשים, אימותי חתימות (ככל שנדרשים).
  • הקפידו כי הרשיונות, ההיתרים, התעודות והמסמכים הנדרשים במסמך, יהיו בתוקף במועד האחרון להגשת ההצעות.
  • צרפו דף פרופיל המציע, בו ספרו על העסק, על ניסיונכם ועל התאמתכם המושלמת למתן השירותים.
  • במענה, עשו שימוש במונחים המקצועיים ובטרמינולוגיה, בהם עשה עורך המכרז שימוש.
  • בידכם ניסיון רחב מהנדרש מתנאי הסף? הציגו והבליטו אותו במסמכי המכרז.
  • צרפו המלצות מלקוחות, תעודות השכלה, ניסיון, דוגמאות עבודה, אישורים, רישיונות, אישור רכישת מסמכי המכרז, פרוטוקול מפגש מציעים, ביטוחים, ערבות מכרז, מענה לשאלות הבהרה במכרז, הסכם ההתקשרות, וכל יתר המסמכים הנדרשים על ידי עורך המכרז.
  • ביטוחים: העבירו את טפסי הביטוח הנדרשים אל סוכן הביטוח, לעיונו ואישורו למול המבטח.
  • אל תתעצלו: כאשר נדרש מילוי טפסים וטבלאות במסמכי המכרז עצמם, אל תפנו את בודק המכרז, לנספחים שצרפתם. מלאו בכתב יד ברור את הנדרש, בטבלאות עצמן.

(במקרים רבים, עורך המכרז מפרסם טבלה של המסמכים הנדרשים להגשה – יש לסמן ולוודא כי כל המסמכים צורפו. במקרה שלא הוכנה טבלה, מומלץ לערוך רשימת מסמכים מסודרת להגשה, מתוך הוראות המכרז).

ערבות מכרז:

אין לערוך כל שינוי בנוסח ערבות המכרז שנדרשה. על הנוסח להיות זהה לחלוטין, לנוסח המפורסם. יש להקפיד על התאריכים, על שם המשתתף ופרטיו המלאים, הסכומים הנדרשים, ופרטי ההצמדה למדד. הקפידו כי גם הבנק, המוציא את ערבות המכרז, לא ערך בה כל שינוי. פסיקות בתי המשפט מחמירות מאד ביחס לנוסח הערבות, ולרוב נקבע כי כל שינוי ביחס לנוסח שנדרש (ואף ערבות מיטיבה עם הגוף המפרסם), עלול לפסול על הסף את ההצעה. התעוררה שאלה – יש לפנות לעורך המכרז, בכתב. הקפידו לצרף את ערבות המכרז המקורית למעטפת ההצעה (ושמרו בידכם את ההעתק).

חשוב: אם החלטתם לערער על החלטתה של וועדת המכרזים, מכל עילה שהיא, טרם הכרזה על זוכה או לאחריה, אל תמשכו ואל תקבלו לידיכם את ערבות המכרז. משתתף שעשה כך, מגלה בכך דעתו כי הוא רואה עצמו כמי שיצא מן המשחק, ולא יוכל לערער על תוצאות המכרז.

הכנת חוברת ההצעה להגשה:

הכינו את מעטפת המסמכים הנדרשים להגשה: הדפיסו את המסמכים הנדרשים, קבלו את המסמכים הנדרשים מהיועצים שלכם (סוכן הביטוח, רו"ח). עימדו ותייגו את המסמכים, הכניסו את ערבות המכרז המקורית, את הקבלה על רכישת המכרז, בדקו כיצד יש להגיש אותם (מספר המעטפות, מספר העותקים וכו'). יש מציעים המעדיפים לכרוך את ההצעה – אולם מניסיוננו, זה רק גורם לבודקי המכרז טרחה מרובה. לא לשכוח לסרוק ולשמור את העותק הסופי שבידיכם, טרם ההגשה.

עקבו אחרי הפרסומים השונים:

לעיתים קרובות, עורך המכרז מפרסם עדכונים, שינויים בתנאי הסף, שינויים בלוחות הזמנים, ביטול או השהיית ההליך המכרזי, מענה לשאלות הבהרה, ועוד. עקבו אחרי הפרסום באתר האינטרנט, בעיתונות היומית, באמצעות החברה למשק וכלכלה של השלטון המקומי, או באמצעות הדוא"ל.

עדכנו את הממליצים מטעמכם:

צרפתם רשימת ממליצים, שקיבלו מכם שירות איכותי? מצויין. כעת, עדכנו אותם על צירוף שמם ופרטיהם למכרז שהגשתם, ודאגו שיהיו מודעים לאפשרות קבלת פניה. רוצים להדגיש נקודת חוזק אצלכם? מעוניינים להפחית ממשקל נקודה הטעונה שיפור? בקשו מהממליצים לציין נקודות אלו.

הגישו את ההצעה בזמן:

עמדו בלוחות הזמנים הנקובים במכרז! הגיעו למקום ההגשה, לפני המועד האחרון. בדקו היטב, והניחו את המסמכים בתיבת המכרזים המתאימה. הצעה שתוגש לאחר המועד האחרון, ולו במעט – במרבית המקרים תפסל על הסף, ולא תובא לדיון. כך גם הצעה שתונח שלא בתוך תיבת המכרזים המתאימה (קראו כאן).

היערכו לראיון בפני וועדת המכרזים:

מכרזים רבים מעניקים משקל לרכיב האיכות. רכיב זה כולל ראיון עם מנהל המציע, הכנת מצגות, הצגת מתודולוגיה, תכניות עבודה וכו'. לראיונות אלו משקל רב, וביכולתם להטות את הכף לטובתכם. פעמים רבות מוכרזים זוכים במכרז, על סמך יתרון של שברירי נקודות בלבד. לפיכך, מומלץ להיערך ולתרגל את המשתתפים המיועדים בראיון, לערוך סימולציות של ההצגה העצמית, תחומי אחריות, שאלות ותשובות, מקרים ותגובות, וכו'. לראיונות הנערכים באמצעות היוועדות חזותית (זום), אנו ממליצים לבחור מבעוד מועד את המיקום המתאים בבית העסק, ולוודא שעומד לרשותכם סיוע טכני לתפעול המחשב, המיקרופון והמצלמה.   

עבדו מהר: 

החלטתם להשיג על תנאי סף במכרז? אתם סבורים שמדובר במכרז תפור? לא מאפשרים לכם מימוש זכות עיון בהצעות יתר המשתתפים? החלטתם לערער על החלטת ועדת המכרזים? אתם מבקשים שימוע בפני וועדת המכרזים? מעוניינים לערער על ההמלצות לראש הרשות? לעצור את הליכי המכרז או את הזכיה? פעלו מהר ובנחישות. התייעצו במהירות עם עורך דין, העלו את טענותיכם בכתב בפני וועדת המכרזים, ועמדו על זכויותיכם. שיהוי בנקיטת פועל לרעתכם, ודי בכך כדי שבית המשפט לעניינים מנהליים ידחה את עתירכם.

 

כעורכי מכרזים עבור גופים ציבוריים, כחברים בוועדות מכרזים, וכיועצים משפטיים לחברות המתמודדות במכרזים,יש לנו ניסיון עשיר בתחום דיני המכרזים. מניסיוננו, הדרך הנכונה ביותר להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז (ולהגן על הזכיה), היא להסתייע, כבר מההתחלה, בשירותי עו"ד המתמחה בתחום דיני המכרזים. נשמח לעזור לכם בהתייעצות, חשיבה, היערכות למכרזים, בהגשת שאלות לעורכי המכרזים, בהשגות, בשימועים ובהופעה בפני וועדות המכרזים, בייצוג ובערעורים. אנו זמינים לסייע, להתייעצות, לחשיבה משותפת, ולייצוג. צרו קשר, עכשיו.

שתפו עם חברים
צרו איתנו קשר