עורך דין מומחה לדיני מכרזים

מכרזים מהווים חלק משמעותי ביותר מהפעילות העסקית ומההצלחה של כל חברה בישראל. עבור עסקים קטנים ומלכ”רים (מוסדות ללא כוונת רווח), מכרזים מהווים אחד הגורמים שעשויים לקבוע את עתידו וזכות קיומו של האירגון. ההצלחה בהתמודדות במכרזים ציבוריים תלויה, במידה רבה, בייעוץ המשפטי ובליווי המקצועי שמקבל המתמודד במכרז. נדגיש הסתייעות בעורך דין מכרזים עשויה להיות יתרון משמעותי במכרזים מורכבים, בעלי ערך גבוה, כאשר יש סיכון משמעותי או השקעה גדולה מצד המציע, או במקרה בו המציע חסר ניסיון בהגשת מכרזים. ההחלטה תלויה בגורמים כמו מורכבות המכרז, ניסיון המציע, לוחות הזמנים והמשאבים העומדים לרשות הארגון. על מנת לעשות סדר בהליכי המכרז, נפרט איך נראה מכרז “מהצד השני” – של עורך המכרז.

תהליך תכנון, הכנה ופרסום מכרז

תהליך תכנון, הכנה ופרסום של מכרז, הוא תהליך מכריע בתחום הרכש וההתקשרות של הארגון. זאת, מכיוון שהוא מוציא ומיישם את מדיניות הארגון, את תוכניות הפיתוח של הארגון, את ערכי הליבה של הארגון, ועוד. המכרז אינו הליך “טכני”, אלא יש הרואים בו הליך אסטרטגי.

זיהוי הצורך

הגדרת המטרה והצורך שהמכרז אמור לענות עליהם. שלב זיהוי הצורך הוא השלב הראשון והקריטי בתהליך התכנון והכנת המכרז. זהו השלב שמניע את כל התהליך ומגדיר את מטרתו העיקרית. ראשיתו בהגדרת מדויקת של הבעיה או הצורך: זיהוי פער או חוסר בארגון שדורש פתרון; והבנת ההקשר הרחב של הצורך, בתוך מטרות הארגון. יש לבצע ניתוח מעמיק של הסיבות לצורך זה, ושל הערכת ההשלכות של אי-מענה לצורך.

יש להגדיר את היעדים המדידים (קצרי טווח או ארוכי טווח), את המפרטים, ואת התוצרים הצפויים מהספקים או מהספקים הפוטנציאליים. לצד זאת, מומלץ לבדוק האם יש דרכים אחרות לענות על הצורך מלבד מכרז, ובהתאם הערכת היתרונות והחסרונות של כל חלופה.

מחקר מקדים

מתודולוגית, זהו השלב שבו עורך המכרז אוסף מידע מקיף כדי לבסס את המכרז על נתונים אמינים ועדכניים. המחקר המקדים מאפשר לעורך המכרז לבסס את דרישות המכרז על מידע אמין ועדכני, להגדיר ציפיות ריאליות, ולהבטיח שהמכרז יהיה רלוונטי ואפקטיבי. מחקר מקדים מתבסס על סקירת שוק (מיפוי הספקים הפוטנציאליים בישראל או בעולם, זיהוי מגמות עכשוויות בתחום הרלוונטי, והבנת הטכנולוגיות או השירותים העדכניים ביותר); בחינת רגולציה (הבנת הדרישות החוקיות והרגולטוריות הרלוונטיות); איסוף מידע וניתוח מחירים; בחינת מכרזים דומים; התייעצות עם מומחים ואנשי מקצוע; והערכת סיכונים (זיהוי סיכונים פוטנציאליים בפרויקט, הבנת האתגרים שעלולים להתעורר במהלך יישום הפתרון). בסיום שלב זה, תיעוד הממצאים והצגת המסקנות להמשך התהליך.

הגדרת דרישות

שלב הגדרת הדרישות הוא מרכיב קריטי בתהליך הכנת המכרז. זהו השלב שבו מתורגמים הצרכים והמידע שנאסף לדרישות ספציפיות ומדידות, ומגדילה את הסיכויים שהפתרון הנבחר יענה על צורכי הארגון.

• ניסוח דרישות פונקציונליות. הגדרת הפונקציות הספציפיות שהמוצר או השירות צריך לבצע, ופירוט תהליכי העבודה שהפתרון צריך לתמוך בהם.
• קביעת דרישות טכניות. הגדרת תוכניות, מפרטים טכניים מדויקים (מידות, משקל, חומרים), פירוט דרישות תוכנה או חומרה ספציפיות.
• הגדרת תנאים להשתתפות. קביעת הדרישות המינימליות שעל המציעים לעמוד בהן, הגדרת ניסיון, איתנות פיננסית, אישורים, הסמכות, רשיונות, דרישות חוקיות ורגולטוריות שיש לעמוד בהן.
• קביעת דרישות איכות. הגדרת סטנדרטים איכותיים שהפתרון צריך לעמוד בהם, ופירוט תקנים רלוונטיים שיש לעמוד בהם.
• הגדרת דרישות ביצוע. קביעת מדדי ביצוע כמותיים (מספר עובדים, מהירות, יעילות, זמני תגובה SLA וכיוצ”ב), וכן הגדרת יעדי ביצוע ספציפיים שהפתרון צריך להשיג.
• קביעת לוחות זמנים ואבני דרך. הגדרת מועדי אספקה או יעדים לשלבי ביצוע, ופירוט אבני דרך משמעותיות בפרויקט.
• דרישות לממשקים. הגדרת דרישות לאינטגרציה עם מערכות קיימות, פירוט פרוטוקולי תקשורת או ממשקי משתמש נדרשים.
• דרישות לניהול פרויקט: הגדרת מתודולוגיית ניהול הפרויקט הנדרשת, בעלי תפקידים עיקריים ומשימותיהם, פירוק דרישות לדיווח ובקרה.
• אחריות וערבויות. קביעת תקופת האחריות הנדרשת, לכל אחד מהמוצרים/ השלבים (בהליך המכרז, בשלב הביצוע ולאחריו); הגדרת סוגי הערבויות הנדרשות מהמציעים.
• בחינת היתכנות: וידוא שכל הדרישות ניתנות למימוש ולמדידה, ובדיקה שהדרישות אינן סותרות זו את זו.

קביעת תנאי המכרז

הגדרת לוחות זמנים, תנאי סף (והתנאים הרגילים), ערבויות נדרשות, אמות מידה לבדיקת ההצעות, וקריטריונים לבחירת הזוכה.

ניסוח מסמכי המכרז (או: איך נראה מכרז?)

ניסוח מסמכי המכרז הוא שלב קריטי בתהליך המכרז, המחייב דיוק ובהירות. המסמכים העיקריים כוללים:

1. הזמנה להציע הצעות. מתאר בתמצית את מטרת המכרז ואת תנאיו הכלליים.
2. מסמכי המכרז. מפרט את כל הדרישות והתנאים להשתתפות בהליך התחרותי, סיורי מציעים, שאלות הבהרה, אופן הבחינה וההשוואה בין ההצעות (קריטריונים ברורים להערכה), ותמצית ממפרט השירותים. זאת, על מנת לתת למציע הפוטנציאלי מושג כללי לגבי מה שמצופה מהזוכה במכרז.
3. טופס הצעת המחיר. מסמך סטנדרטי למילוי הצעת המחיר.
4. חוזה ההתקשרות. ההסכם שייחתם עם המציע הזוכה, כולל מפרט השירותים.
5. נספחים. טפסים נוספים כמו הצהרות, תצהירים, אישורים ודוגמאות.
6. אומדן – ככל שיש צורך וככל שהוכן.

ניסוח נכון של מסמכי המכרז מבטיח תהליך יעיל, שקוף והוגן, ומפחית את הסיכון לערעורים או סכסוכים משפטיים בהמשך.שלב זה מתבצע בעיקר על ידי עורך דין מומחה למכרזים, בסיוע המחלקות ואנשי המקצוע הרלוונטיים.

אישורים

וידוא שיש תקציב מאושר לפרויקט (לרבות חריגות אפשריות בתקציבים ובלוחות זמנים). קבלת אישור מכל בעלי העניין הרלוונטיים בארגון.

פרסום המכרז

פרסום המכרז באמצעים המתאימים (עיתונות, אתר אינטרנט, וכו’), ובהתאמה בין סכום המכרז לבין הליך הפרסום.

סיור מציעים ומענה לשאלות הבהרה

שני הליכים אלו מיועדים לוודא שכל הצדדים מבינים את דרישות המכרז, את ההזדמנויות והאתגרים הכרוכים בו. זהו שלב המאפשר מעין “דו-שיח” בין הצדדים.

קבלת הצעות

איסוף ההצעות שהוגשו עד המועד האחרון, באופן ובצורה אותה הגדיר עורך המכרז.

מה משמעות הזכיה במכרז?

עבור גוף המתמודד במכרז, התקשרות עם גוף ציבורי מעידה על איכות המתמודד, על איכות צוות הניהול שלו, על התמודדותו עם החוק והאסדרה בתחום, על החזון והאסטרטגיה של הארגון. הזכיה אף מאותתת למתחרים על יציבות הארגון, על המוניטין שלו, ומקבעת את מעמדו כארגון מוביל בתחום. כמובן שמבחינה כלכלית, זכיה במכרז מעניקה זרם הכנסות קבוע ויציב, המאפשרת לארגון הזדמנות לפיתוח עסקי לכיוונים מסחריים נוספים, להקטין עלויות וכו’. יתרונות חד משמעיים אלה מביאים מתמודדים רבים במכרזים ציבוריים, לשכור את שירותי עורך דין מומחה למכרזים. מלבד הביטחון שבעצם ליווי של עורך דין למכרזים בשלבי ההכנה למכרז, קיימים יתרונות רבים נוספים:

• בדיקת תנאי הסף במכרז, וניסיון לשנות אותם לצרכי הלקוח המדוייקים.
• סיוע בגיבוש הסכמים מקדימים למיזמים משותפים.
• הסכמים מול קבלני משנה ויועצים.
• בדיקת ערבות המכרז.
• בחינה וייעוץ באשר להיבטים המשפטיים של ההצעה.
• חתימה ואימות מסמכים.
• ייעוץ בשלבים שלאחר ההכרזה על הזוכה, תקיפת ההצעה הזוכה או הדיפת תקיפת הצעות מתחרים שלא זכו.
• הופעה בפני וועדת המכרזים והופעה בשימועים.
• ליווי הלקוח בשלבי ביצוע החוזה
• וכיוצ”ב.

התמחות בדיני המכרזים

לקוחות רבים פונים למשרדנו לקבלת ייעוץ מעורך דין מומחה למכרזים, גם כאשר הם מיוצגים על ידי עורך דין. זאת, כיוון שחוק חובת המכרזים, תקנות חובת המכרזים ודיני המכרזים בכללותם, מחייבים מומחיות מיוחדת, רב-תחומית: דיני המכרזים, דיני החוזים, הדין המינהלי, דיני הרשויות המקומיות, דיני הביטוח, רישוי עסקים, ועוד. לעיתים, לקוחות פונים אלינו לצורך קבלת חוות דעת ולצורך הערכות לשימועים, לאור ניסיוננו כעורכי מכרזים עבור גופים ציבוריים. אנחנו, במשרד וולר ושות’, מקפידים לתת את הייעוץ המקצועי, תוך שיתוף פעולה עם הנהלת הגוף ועם כל יועציו.

כתיבת מכרזים לגופים ציבוריים

בין לקוחותינו גופים ציבוריים ורשויות מקומיות, עבורם אנו עורכים וכותבים מכרזים. תהליך זה כולל שלבים רבים, מערב בעלי מקצוע שונים. תהליך עריכת מכרזים עבור גופים אלה מתאפיין בתהליך סדור, הכולל תהליכים מובנים מראש, שלבי עבודה ואבני דרך ברורים, ומתאפיין בשיתוף פעולה עם כלל הגורמים הרלוונטיים. זאת, על מנת לפרסם מכרז מלא ומדויק, המעניק את מירב היתרונות הכלכליים לגוף עורך המכרז.

אם אתם מתמודדים במכרז משמעותי, הפסדתם במכרז, או סבורים שהמכרז מנוהל בצורה לא תקינה – פנו אלינו. סיוע משפטי מהיר של עורך דין מומחה לדיני מכרזים, בחלק ניכר מהמקרים, מאפשר לזכות במכרז, לבטל זכיה של מתחרה או להגן על הזכיה שלכם. לאור ניסיוננו, בדיקה של מסמכי המכרז ואיתור פגמים, המבוצעת באופן מהיר ומקצועי, עשויה לייתר עתירה מינהלית והליכים משפטיים יקרים. צרו קשר עם משרד וולר ושות’. עורכי הדין מומחים למכרזים, מטפלים במכרזים מורכבים, עורכים מכרזים לגופים ציבוריים ומייצגים לקוחות במכרזים. המשרד מוביל בדירוג “Coface BDI” בשנים האחרונות.