ההליך המכרזי נועד להבטיח ניצול יעיל, הוגן ושוויוני של המשאבים הציבוריים. כחלק בלתי נפרד מניהול תקין של מכרז, מוטלת חובה ברורה ומפורשת על עורך המכרז לפרסם עדכונים והבהרות בהליך המכרזי. פרסום עדכונים אלו הכרחי להבטחת עקרונות השקיפות, השוויון וההגינות המנהלית, ומאפשר למשתתפים להגיש הצעות המבוססות על מידע מלא וברור.
מתי נדרש פרסום של עדכונים והבהרות בהליך המכרזי?
על עורך המכרז לפרסם הבהרות בעקבות פניות ושאלות מטעם המשתתפים. הליך זה מתקיים בתקופה שבין מועד פרסום מסמכי המכרז לבין המועד האחרון להגשת ההצעות.
עדכונים והבהרות בהליך המכרזי – שאלות ותשובות
מטרתו של ההליך היא לאפשר למציעים הפוטנציאליים לעיין היטב בתנאי המכרז, להפנים את דרישותיו, ולהגיש שאלות, הבהרות או השגות ביחס לתנאים המפורטים בו. המציעים יכולים להיעזר בתשובות ובהבהרות שיקבלו מהרשות במסגרת הכנת הצעותיהם, ובכך להבטיח התאמה מירבית של ההצעות לתנאי המכרז.
במסגרת עדכונים והבהרות בהליך המכרזי – בין אם נקבע במפורש במסמכי המכרז ובין אם לאו – רשאים המציעים הפוטנציאליים לפנות אל מפרסם המכרז, בדרך שקבע, בבקשה להבהרה או להשגה בנוגע לדרישות או לתנאי המכרז והסכם ההתקשרות. על הרשות מוטלת חובה להשיב על פניות אלה באופן ברור ומפורט, ולפרסם את התשובות באופן שוויוני ופומבי. כמו כן, יש לכלול במסמכי המכרז הוראות מפורשות המגדירות את נהלי ההבהרות וההשגות, לרבות: מי רשאי להגיש בקשות להבהרה או השגות, מהו המועד האחרון להגשתן, האם ניתן להגיש פניות בעילום שם, כיצד יש להפנות את הפניות אל הרשות, האם הרשות מחויבת להשיב לכל שאלה, באיזה מועד מחויבת הרשות להשיב לפניות, ועוד.
שינוי בתנאי המכרז
שינוי כזה יכול להתרחש בנסיבות כגון שינוי תנאי הסף או שינויים טכניים ומהותיים אחרים. במקרים אלו, חלה חובה מפורשת לפרסם את השינוי באופן רשמי ופומבי, ולרוב גם להאריך את המועד האחרון להגשת ההצעות כדי לאפשר למציעים להיערך בהתאם.
שינוי מועדים
במקרה של שינוי במועדים הקשורים למכרז, כמו מועד הגשת ההצעות או קיום סיור קבלנים. הדחייה חייבת להתפרסם במועד סביר מראש, כדי להימנע מפגיעה בשוויון ובהוגנות של ההליך.
ביטול מכרז
במקרה בו החליטה הרשות על ביטול מכרז, מחייב פרסום מיידי של הודעה מפורשת.
דרישה משפטית
כאשר יש החלטה משפטית או הוראה של גורם מוסמך (בית משפט, ועדת ערר, רשות מינהלית) המחייבת שינוי, עדכון או הבהרה של תנאי המכרז, קיימת חובה לפרסם זאת לכל המשתתפים.
דרך פרסום ההבהרות
ההבהרות חייבות להיות נגישות לכל המשתתפים באופן סימולטני ושוויוני. המציאות, נכון להיום, שההבהרות נעשות באתר האינטרנט, והמציעים מתעדכנים באתר, מעת לעת. עם זאת, כאשר מדובר בנושא בעל חשיבות גבוהה (דוגמת ערבות), או בסמיכות למועד האחרון להגשת הצעות, על הרשות לפרסם הודעה באינטרנט, וכן לשלוח הודעה באמצעות הדוא”ל – ולוודא את קבלתה.
אמנם, הרשות רשאית להעביר הודעות בדרך של פרסום באתר האינטרנט ו/או משלוח דואר אלקטרוני, והיא איננה מחוייבת לוודא את דבר קבלת ההודעה. ואולם, רשות ציבורית אינה יכולה להתנער מחובתה לפעול בהגינות ובסבירות, בטיפולה במכרזים ציבוריים, הן בשלב הכנת המכרז והן בשלב בחינת ההצעות למכרז. חובותיה של רשות הפועלת במרחבי המשפט הפרטי, לפעול בהגינות, סבירות ושוויון, חלה על רשות, בטיפולה במכרז ציבורי, החובה “לנהוג בדרך מקובלת ובתום לב“. וראה ע”מ 5853/05 אחים כאלדי בע”מ נ’ רכבת ישראל בע”מ; עע”מ 5408/12 ברק 555 נ’ מגלקום תקשורת מחשבים בע”מ; ו-עע”מ 3839/11 פרנקל את קורן חברת עורכי דין (2002) נ’ עירית רמת השרון. לאחרונה, גם בפסק הדין של כב’ השופט ורדי, עת”מ 25510-02-25 זוהר חוצות בע”מ נ’ עיריית קרית אונו ואח’.
תיעוד ההליך
על ועדת המכרזים להקפיד לתעד באופן מסודר ומדויק את כלל ההחלטות והעדכונים, וכן לשמור על רישום ברור של כל ההבהרות שניתנו במהלך ההליך. תיעוד זה חיוני במקרה של מחלוקת או התערבות משפטית, ומאפשר בחינה בדיעבד של התנהלות הוועדה.
סיכום ומסקנות – עדכונים והבהרות בהליך המכרזי
ניהול מקצועי ומוקפד של הליך העדכונים, ההבהרות וההשגות הינו מנגון חיוני לשמירה על תקינות, שקיפות והגינות של התהליך המכרזי. הקפדה על הכללים המשפטיים והפרוצדורליים מונעת מחלוקות עתידיות ומצמצמת את החשיפה לתביעות משפטיות או לביטול המכרז. כמשרד עורכי דין המתמחה בדיני מכרזים, משרדנו מלווה רשויות וגורמים פרטיים לאורך כל שלבי ההליך, תוך מתן ייעוץ משפטי מקיף והקפדה על סטנדרטים מקצועיים גבוהים ביותר, במטרה להבטיח תוצאות מיטביות עבור לקוחותינו. צרו קשר עכשיו.
